どんな準備が必要?社宅管理代行導入ステップ

どんな準備が必要?社宅管理代行導入ステップ

便利で活用できるイメージがある社宅管理代行サービスですが、実際に導入するとなるとためらってしまう企業も少なくないでしょう。ここでは導入準備から依頼できる業務内容などをご紹介します。ぜひ目を通して参考にしてみてください。

icon社宅管理代行サービスに委託する前に必要な準備は?

まずは『社有社宅』、『借上社宅』のどちらを運営していくか決めましょう。

  • 社有社宅…土地・建物を企業が所有している社宅
  • 借上社宅…一般の賃貸物件を会社が借りている社宅

借上社宅と社有社宅とでは管理状況が異なりますので、委託に必要な管理項目も変わります。現在の自社の社宅はどちらのタイプなのか、また今後どちら社宅を運営していくのか、社内で話し合って共通認識を持っておくと、打ち合わせを行う際などにも話がスムーズに進むでしょう。

次に、社宅の運用にどのようなことを求めるのか、優先順位を決めておきましょう。全国各地に社宅を探す必要があれば、全国展開している社宅管理代行サービスが必要ですし、社宅の管理戸数が多い場合は、その規模に対応できる社宅管理代行サービスが必要です。ひとことで社宅管理代行と言ってもサービスによって特徴はさまざまですので、自社のスタンスに合う社宅管理会社に絞って見積もりをとるとよいでしょう。

また、現在社宅管理の担当者が行なっている業務をリストアップしておくことをおすすめします。そうすることで打ち合わせ時に抜けや漏れなく依頼することが可能となるでしょう。

icon社宅管理代行サービス導入の流れ

一般的な社宅管理代行サービス導入の流れは以下の通りです

・社宅管理会社への問い合わせ、資料請求
理戸数、現状の社宅管理の課題などを社宅管理代行会社に伝えます。

・サービスの提案、見積もりの提出
社宅管理会社より、課題を解決できるサービスと見積もりをもらいます。
サービス内容や特徴は各社違いますので、複数社から提案を受けることをおすすめします。
また金額だけで決めず、過去の実績(自社と似た状況の社宅管理を行ったことがあるかなど)やサービス開始までのスケジュールも確認するとよいでしょう。
・契約
納得した社宅管理代行サービスに申し込み、契約します。
・打ち合わせ
業務内容の確認、契約情報の登録作業や関係各所への通知など、業務の依頼開始に向けた手続きを行います。

icon社宅管理代行サービスによる運営管理業務

次に社宅管理代行サービスによる運営管理業務にはどのようなものがあるのか、具体例を挙げて説明しましょう。今回は特に社宅管理代行サービスを依頼することが多い、借上住宅の場合をご紹介します。

まず、スタート時には物件探しや物件の申し込み、一時金の立替払いや鍵の受け渡し、入居案内などの業務の依頼が可能です。不動産屋などとの契約には捺印がつきものですが、社印を代行サービス事業者に預けておくことで、急な契約が必要な際に代行サービスの事業者が捺印する「捺印代行」や企業の代理として捺印する「代理捺印」のシステムによって効率化することができます。

契約更新時のスケジュール管理や更新契約書の作成や保管、更新料、手数料の立替払いも依頼することが可能です。さらに、解約時の解約申し込み受付や鍵の返却、解約書類の保管や敷金の清算、そして最もトラブルになりやすい原状回復の見積りと具体的交渉も一任することができます。契約から更新、解約まで一連の流れのほぼ全ての業務を任せることが可能と考えてください。

このように社宅管理代行サービスを利用することで、社宅を利用する社員と会社、不動産管理会社などとのトラブルの板挟みになっていた社宅管理担当者の悩みも解決され、本来の業務に集中することができるようになります。

社宅管理には毎月、毎年の対応が必要な業務も多くあります。例えば、家主への家賃支払いや社宅の状況報告、社内の新しい社宅管理担当者への引き継ぎや支払調書作成業務などが代表例です。決められた業務を正確に、また適切なタイミングで行ってくれること、そしてトラブルや苦情対応など突発的な問題に対しても臨機応変に対応してくれることは社宅管理代行サービスならではの強みと言えるでしょう。

iconまとめ

社宅管理代行サービスの導入ステップについて、おおまかなイメージを掴んでいただけたのではないでしょうか。導入前に必要となるのは現在の社宅管理状態を把握しておくことです。見積もり金額や内容を比較し、事業者を選んだ後の打ち合わせ時には、不明点や不安点も十分に確認しておきましょう。

社宅管理代行サービスに依頼できる業務は幅広く、社宅管理業務の約9割を任せることが可能です。また知識豊富な事業者に一任することで、社員の負担も大きく減るのも特徴のひとつと言えるでしょう。この機会に社宅管理代行サービスを検討してみませんか?

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