社宅管理に関する問題を解決するには?

社宅管理に関する問題を解決するには?

社員の異動時期は決算時期と重なることが多いため、社宅管理や手続きがスムーズに行われないと転勤にも様々な問題が生じてしまいます。ここでは社宅管理に関する問題を解決するための3つの方法をご紹介します。今抱えている社宅管理業務の問題解決にぜひお役立てください。

icon社宅管理の問題解決方法① 社宅担当者を増員する

◆社宅担当者を増員するメリット
増員のメリットは担当者の負担が軽減されることです。
異動が重なる時期はどうしても業務量が増加してしまうものですが、担当者を増員することで余裕を持った対応が可能になります。その結果、ミスが減り、きめ細やかなサポートができることで社員の満足度が高くなるなど、企業にとってのメリットも見出せます。
社宅管理の担当者を増員することで、トラブルを未然に防ぎ、また発生した際にもスムーズな対応ができるようになるでしょう。
◆社宅担当者を増員するデメリット
デメリットは人件費の増加です。
ある程度の異動が毎月確実に見込める企業や、定期的な転勤がある企業の場合は、月ごとの社宅管理業務量がほぼ一定かもしれません。しかし、多くの企業の場合、新卒採用時期や異動時期は春に偏ることが多いでしょう。
そのため社宅担当者を増員したことにより、仕事量が少ない時期には人員のだぶつきが生じる可能性があります。また社宅管理問題の難しい点として、入退去時期や人数を企業がコントロールしにくいことが挙げられます。
当初の想定通り、入退去の人数や手続きが進むとは限りません。だからといって社宅利用者の適正な数や入退去の時期などを正確に把握するためだけに時間や人員が必要となれば、本末転倒とも言えるでしょう。

icon社宅管理の問題解決方法② 不動産会社を活用する

◆不動産会社を活用するメリット
不動産会社は物件探しや契約に関する疑問点、老朽化した社宅に関する問題、不動産に関する様々な課題を解決してくれます。社宅管理代行のように業務を委託するわけではありませんので、その分コストも安く抑えることができます。社宅担当者にもある程度の知識があり、物件探しのサポートを求めている状況であれば、不動産会社は強い味方になるでしょう。
◆不動産会社を活用するデメリット
デメリットは多くの不動産会社は全国対応に弱いということです。全国ネットワークを持つ不動産会社も多々ありますが、全ての地域の課題を本社のみに問い合わせて解決するというわけにはいきません。結局、社宅担当者が各地区の不動産会社に連絡を取り、それぞれの手続きを行うケースが多く、業務負荷の軽減にはつながらないかもしれません。
不動産会社を活用し、社宅管理の問題解決をしたいとお考えの場合は、まずはどの業務内容に対しての負担が大きいのか、現在の状況を把握することをおすすめします。契約手続きの多さや各地域の慣習の違いなどに悩まされている場合は不動産会社に依頼するメリットは少ないと言えるでしょう。

icon社宅管理の問題解決方法③ アウトソーシングを活用する

◆アウトソーシングを活用するメリット
アウトソーシングを活用する場合の最大のメリットは、社宅管理の9割の業務を依頼できる点です。例えば、全国の社宅の手配や引越しの手配、退去時のトラブル対応や原状回復に対する適正価格の判断、社員からのクレーム対応など様々な業務を依頼することができます。その結果、社宅管理担当者も本来の業務に集中することができ、個人としても企業としても良い結果につながるでしょう。
また、転勤などで社宅を活用する社員にとっても物件や条件の相談がスムーズにできること、トラブル発生時にも同じ会社の社員ではなく、第三者であるアウトソーシング企業に対応を求めることができることなど、社宅を利用する社員にも様々なメリットがあります。
特に不動産会社と利用者である社員の間で、トラブルになりがちな原状回復費問題では「高すぎる」「足りない」など、オーナーと利用者の間での食い違いが多々あります。このような問題もアウトソーシングを活用することで社員や企業の負担を最小限に解決することができます。
◆アウトソーシングを活用するデメリット
とても便利なアウトソーシングですが、毎月のコストが発生しますので導入には社内での十分な検討や調整が必要になるでしょう。依頼する業務内容や業務範囲などによって必要な費用は異なりますので、どのような業務で負荷が発生していて非効率なのかを把握して一部業務のアウトソーシングから検討するのもよいかもしれません。

iconまとめ

社宅管理に関する問題解決方法についてご紹介しました。どの方法にもそれぞれメリット・デメリットがあります。

最も使い勝手がよくスムーズな問題解決が可能となるのは、アウトソーシングの活用と言えるでしょう。アウトソーシングの活用によって今抱えている社宅管理の問題の9割が解決すると行っても過言ではありません。

また、社宅管理問題は先延ばししても良いことはありません。新入社員や転勤社員にとって生活の場ともなる社宅を適切に管理し、業務効率や社員満足をアップさせるためにも社宅管理の問題はできるだけ早急に解決すべきなのです。

今回ご紹介した方法を参考に、ぜひ積極的な検討を行うことをおすすめします。

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