社宅管理代行サービスとは?選定のポイントは?

社宅管理代行サービスとは?選定のポイントは?

安価で職場近くに住居が持てるなど、社員にとっては多くのメリットがある社宅制度。一方で、企業にとっては社宅管理の煩雑な業務が大きな負担になっています。
この社宅管理をアウトソースすれば業務の負担を最小限に抑えられます。アウトソーシングのサービスを選定するポイントなどを詳しく見ていきましょう。

icon社宅管理代行サービスとは?

1990年代バブルが崩壊し、企業のリストラクチャリングが進む中で、人員削減やコスト削減が急速に進んでいきました。また、一般業務や福利厚生施設などのスリム化を図るという観点からアウトソーシングの需要も同時に高まっていきました。

社宅管理代行サービスもこのリストラクチャリングの流れとともに急速に進んでいったのです。特に、日本国内に進出している外資系企業における借上社宅管理のフルアウトソーシング、国内大手企業が保有する社宅管理、借上社宅管理のアウトソーシングが進みました。これにより、不動産賃貸業や仲介業、専業のアウトソーサーの要望が高まり、社宅管理代行サービスが一つの有力なビジネスモデルとして誕生しました。

企業にとって、社宅管理をアウトソースすることは、コスト削減だけでなく業務軽減もできることが大きなメリットといえます。専門的な企業が交渉に入ることで賃料や原状回復費用などの適正化や、物件が異なる場合でも一括で損害保険の手続きを済ませ、家賃料などの振込手数料を一括化できることも企業側にとっては大きなメリットで、アウトソーシング会社もサービス内容を広げていきました。

icon社宅管理代行サービスはどこまでしてくれる?

社宅管理業務は新規契約や更新、解約などの様々なタイミングで業務が発生します。社宅管理代行サービスは管理業務のほとんどを代行することができます。

新規契約時には、社宅規定と転勤者の希望に合致する物件の斡旋申し込み、一時金の立替払い、契約書内容の精査・交渉、入居者へ鍵の受け渡し、入居の案内を行います。また、各社によってサービス内容は違うため、物件の下見のセッティングや契約書の捺印代行、賃貸借契約書の保管を行うサービス会社もあります。

更新契約時には更新条件の精査や更新料、手数料の立て替え払い、更新契約書関連の書類作成、更新契約書の保管、一連の更新スケジュールの管理と実行をおこないます。解約時には、解約申し込みの受付、家主に対する解約通知、入居者からのカギの返却、原状回復見積もりの作成、敷金などの清算や回収業務、敷金残高の管理業務、解約に伴う書類の作成と保管などがあります。

また、これ以外にも入居者の入れ替えや退出時に発生する手続きやルームチェック、必要に応じてリフォームの手配や補修業務、管理会社の対応や折衝、トラブルや苦情への対応、支払調書の作成など、管理に関するあらゆる業務の代行を行っています。

icon社宅管理代行サービスの選定ポイント

社宅管理代行サービスは各社でサービス内容が異なるため、自社に合うサービスを見極めることが大切です。 選定ポイントとしてあげられるものの中で重要なことはいくつかあります。

まず1つ目は、分析力と提案力があること。アウトソーシング化するにあたり、コストを重視したい気持ちがあるのはわかりますが、企業によって課題は異なるものですから、自社の現状を把握してくれ、よりよい改善案を提案してくれる業者を選ぶほうが安心感はあります。

2つ目は、サービス体制が充実していることです。社宅管理業務は、アウトソースする業務が広範囲にまたがるものばかりですので、各分野の専門スタッフが充実している企業にお任せすることが何よりの安心につながります。また、自社の管理物件数や利用社員数といった規模に見合った管理能力があるかどうかは、企業の過去の実績などを調査して照らし合わせることもできます。

3つ目は、業務体制がしっかりしているかどうかです。社宅代行サービスは、社員の住まいだけでなく、家族の個人情報や財産を預かる業務ですので、守秘義務やコーポレートガバナンスがしっかりした企業に依頼しておくことが一番の安心といえます。

iconまとめ

社宅管理業務は借上社宅、社有社宅にかかわらず、大きな手間がかかります。しかし、手を抜いてしまっては、会社で働いてくれている社員の期待を裏切ってしまうでしょう。

社宅管理代行サービスを利用すれば、社宅管理のプロがに安心して任せられるので、社宅管理で業務が手一杯ということは回避できるのではないでしょうか。社宅管理の専門家に任せることで、今まで見えてこなかった課題や改善案がみつかるかもしれません。

社宅管理が煩雑だという企業は社宅管理代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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