マイナンバー制度でどう変わる?社宅管理業務の在り方

マイナンバー制度でどう変わる?社宅管理業務の在り方

マイナンバー制度と社宅管理は全く別物だとお考えではありませんか。実はマイナンバー制度は社宅管理業務にもさまざまな影響を及ぼしています。
ここでは社宅管理の業務量が増えてしまうケースや新たな注意点などについて詳しくご説明します。これからの社宅管理業務の在り方を知るためにもぜひ参考にしてみてください。

iconマイナンバー制度で社宅管理業務が大幅に増える?

2016年1月から始まった、マイナンバー制度。住民票を持つ個人にはそれぞれ異なる12桁の番号が割り当てられています。この12桁の数字がマイナンバーと呼ばれるものです。すでに税金や保険、社会保障分野の書類にマイナンバーの記載を求められたという人も少なくないでしょう。一見すると全く社宅管理業務とは関係がなさそうなこのマイナンバー制度ですが、実は社宅管理業務の負担が大きく増える可能性を秘めています。

なぜなら、マイナンバーはとても重要な個人情報だからです。社員のマイナンバーを収集すること自体はそれほど苦労しないかもしれません。しかし、社宅を利用する社員全てのマイナンバーを管理するためにはセキュリティーの強化や情報漏えい防止策が求められるなど、管理体制にも気を配る必要があります。パソコンでの個人情報の管理をあまり行っていない中小企業から全国に社宅や支社を持つ大企業まで社内外からの情報漏えいに備え、システムの見直しなどのリスク対策を求められてきています。

しかし、ギリギリの人数で社宅管理業務を行なっている企業の場合、新たに人員を割くことが難しく、リスク対策が後回しになってしまうというケースが多々あります。その結果、知らない間に情報漏えいが起きてしまい企業の信頼が失墜する、損害賠償を請求されるというリスクもゼロではありません。社員のマイナンバーを管理すると同時に危機管理意識を高める必要があるのです。

icon借上社宅の場合は要注意!

より注意が必要になるのが借上社宅を利用している場合です。家賃支払額が年間15万円を超える場合、不動産の支払い調書を税務署に提出しなければなりません。そしてその書類には貸主のマイナンバーを記載する欄があります。直接個人と交渉して、借上社宅としている企業も少なくありませんが、貸主が高齢者などの場合は「マイナンバーとは何か」という部分から説明する必要があるかもしれません。市役所などからマイナンバーの通知が届いていても、気にせず放置している、もしくは廃棄しているケースも考えられます。

しかし、マイナンバーは重要な個人情報のため、第三者が代わりに調べることができません。 マイナンバーが分からない貸主に本人確認と番号確認を行ってもらうとすれば、たった1件でも大変な作業となります。各地方に借上社宅を持っている企業の場合は何倍もの労力が必要となるでしょう。マイナンバー収集ができず、支払い調書提出の締め切りに遅れてしまうといった事態も想定されます。マイナンバーを教えてもらうためだけに時間を割かれてしまい、本来の業務が滞るなど、悪影響が広がらないうちに対策を検討することをおすすめします。

iconマイナンバーに関する業務負担の問題はアウトソースで解決

ここまで、マイナンバーに関する社宅管理業務負担の問題について取り上げてきましたが、この問題を解決するためには「マイナンバー管理の専門業者に委託する」という方法があります。

社宅管理代行会社の中には、マイナンバー管理に長けた知識と管理システムを持つ会社も少なくありません。中にはマイナンバー管理の専門業者と同等、またはそれ以上のスキルを持つ社宅管理代行会社も存在します。さらに社宅管理代行会社が現在の大家さんと契約を結んだ上で、企業に転貸する「転貸方式」の場合、業務に対する負荷は大幅に軽減されます。

また、「転貸方式」は社宅管理代行会社との企業間の契約になりますので、支払い調書にマイナンバーを記載する必要がありません。そのため、マイナンバーを収集する・保管する必要自体がなくなるため、情報漏えいのリスクも軽減されます。社宅管理業務を委託することによってマイナンバー制度への対応と、社宅管理業務の負担軽減という2つのメリットが見出せるのです。

iconまとめ

ひと昔前とは大きく異なってきた社宅管理の在り方ですが、その状況をより一層大きく変化させようとしているのが、マイナンバー制度です。社宅管理業務にマイナンバーの収集や管理が加わるだけで、企業の業務負担は何倍にも増加する可能性があります。

現在、最低限の人員で社宅管理業務を行なっているという企業や、マイナンバーに関する情報漏えい対策にあまり自信がないという企業の場合は、社宅管理代行をアウトソーシングすることもひとつの解決策です。本来の業務に集中でき、マイナンバーの情報漏えいというリスクも軽減できますので、新たな選択肢の一つとしての検討することをおすすめします。

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