【社宅管理代行】社宅管理
代行サービスを利用するメリット

入退去にまつわる契約手続きや従業員の管理など社宅管理には大きな工数がかかります。そうした中、社宅管理の専門企業が増えてきて、管理業務を代行するケースが増えてきました。ここでは、社宅管理業務を代行するメリットについて解説します。

そもそもアウトソーシングとは

そもそもアウトソーシングとは

外部(アウト)から経営資源(リソース)を調達する(ソーシング)することです。ここでいわれる経営資源とは、主に人や、人に付随するサービスで、仕事を担う人や提供されるサービスを契約によって外部から調達し、企業活動に生かす経営手法のことです。

アウトソーシングには委託側企業と受託側企業(アウトソーサー)があり、委託側のサービス要求の多様化に応えて、さまざまな業務機能や形態を持つに至ります。当初、会計や税務などの定型的で外部の専門家に任せた方が高い品質を得られる業務や、工場の作業など繰り返し制の高い業務がアウトソースされてきました。

その後、自社リソースである従業員をより重要な業務に就けるため、それ以外の業務をアウトソースすることが一般化されました。給与計算や建物管理、警備、システム開発、事務仕事の派遣社員化はまさにこの流れです。

最近では、単なる不足リソース・設備の補てん以上に、所有しないことによる変化対応力の向上、効率、スピード、品質の獲得、企業の再構築を実現する経営手法となっていきています。

社宅管理代行サービスとは

社宅管理代行サービスとは、主に借り上げ社宅の契約や解約、従業員の入居、退去の管理を中心とした関連業務について、企業の代わりに処理を担う代行アウトソーシングサービスのことです。

社宅管理業務は、賃貸物件を探すことから、それに伴う業務には専門知識が必要なため、多くの企業で活用されています。サービスには以下の種類があります。

社宅管理代行サービスとは

物件の手配
  • 全国の提携不動産会社からの物件情報の提供
  • 社宅管理規定に合致する物件情報の提供
  • 入居者の希望に合致する物件情報の提供
  • 上記物件から選択された物件の下見の手配
新規契約時
  • 希望物件への申込
  • 契約条件の内容確認
  • 契約書・重要事項説明書への署名・捺印代行
  • 契約書類の回収・保管
  • 鍵の受け渡し
  • 入居のご案内
  • 入室時対応業務
  • 入居者及び家主・管理会社との対応及び折衝
賃料等の支払い業務
  • 新規契約時代金の支払
  • 毎月の家賃支払
  • 更新料更新手数料の支払
  • 解約時修繕不足金
契約更新時
  • 更新時期の到来連絡
  • 更新通知の受領
  • 更新条件の精査・交渉
  • 更新料支払い代行
  • 更新契約書作成
  • 新契約書類の署名・捺印
  • 更新契約書類の回収・保管
  • 更新契約書の保管
解約時
  • 解約申込受付
  • 管理会社・家主への解約通知
  • 鍵の返却
  • 原状回復費用の内容精査・交渉
  • 解約精算
  • 敷金残高管理業務
  • 解約書類の作成・提出
  • 解約書類保管
帳票作成
  • 入居精算明細
  • 解約精算明細
  • 更新時精算明細
  • 月例支払明細
  • 敷金残高表
  • 月次請求書
  • 返金明細
  • 支払調書の作成
その他
  • 入居者入替手続き・諸連絡
  • 退室時ルームチェック及びリフォームの手配
  • 社宅担当者様への定期報告
  • トラブル・苦情の対応

従来、社宅と言えば、自社保有物件が大半を占めてきたのですが、不況時にはその自社物件が足かせとなり、多くの企業で自社保有社宅を手放さざるを得ない状況に陥りました。とはいえ、福利厚生の一環として社宅は欲しい。そこで、借り上げ社宅という制度が社宅制度の中心を占めるようになってきました。

ところが借り上げ社宅の場合、家主が法人だけとは限らず、個人の場合もあり、また、物件が分散した場合、個々の家主と契約しなければならず、また、契約するにおいては、専門的な知識も必要となることから、管理部門内では、煩雑であり、手間もかかる業務として、外部に委託できないかと考えられていました。

一方、不動産管理会社では、上記の煩雑な業務を請け負う代わりに自社物件を紹介できるメリットもあり、また、企業によっては毎年のように異動があり、安定的な収入源として考えることができることから、まずは、社宅管理のアウトソーシングをメインにして、ビジネスを始めるところが多くありました。

社宅管理代行サービスはどこまでしてくれる?

社宅管理業務は新規契約や更新、解約などの様々なタイミングで業務が発生します。社宅管理代行サービスは管理業務のほとんどを代行することができます。

新規契約時には、社宅規定と転勤者の希望に合致する物件の斡旋申し込み、一時金の立替払い、契約書内容の精査・交渉、入居者へ鍵の受け渡し、入居の案内を行います。また、各社によってサービス内容は違うため、物件の下見のセッティングや契約書の捺印代行、賃貸借契約書の保管を行うサービス会社もあります。

更新契約時には更新条件の精査や更新料、手数料の立て替え払い、更新契約書関連の書類作成、更新契約書の保管、一連の更新スケジュールの管理と実行をおこないます。解約時には、解約申し込みの受付、家主に対する解約通知、入居者からのカギの返却、原状回復見積もりの作成、敷金などの清算や回収業務、敷金残高の管理業務、解約に伴う書類の作成と保管などがあります。

また、これ以外にも入居者の入れ替えや退出時に発生する手続きやルームチェック、必要に応じてリフォームの手配や補修業務、管理会社の対応や折衝、トラブルや苦情への対応、支払調書の作成など、管理に関するあらゆる業務の代行を行っています。

社宅管理代行サービスを活用するメリット

専門知識。ネットワークという外部リソースを活用できる

管理部門の従業員が宅建等の知識を持っていれば別ですが、通常は不動産の賃貸についての専門知識を持っている人は多くありません。先に記したように家主との賃貸契約を個々に締結したりする場合の専門知識を外部に委ねたり、企業によっては全国に渡り借り上げ社宅を手配する場合、個人レベルのネットワークでは最適な物件が探しきれないことがあります。外部の専門家と全国にまたがる不動産ネットワークを活用できるメリットは、管理部門の事務手間を削減するだけでなく、利用する従業員にとっても、多くの物件から選択できるというメリットは大きいはずです。

窓口一つで全て完結する

企業規模が大きくなればなるほど、管理する借り上げ社宅の数も多くなってきます。それを個々に管理するとなると、そして、その契約時期もばらばらであると、管理部門の事務作業は膨大なものになってしまいます。全国規模で対応できる社宅管理代行会社に委託できれば、その煩雑な事務処理が一括で済むことになります、全国どの物件であっても、窓口は一つで済み、また、同一企業内での異動であれば、家賃の相殺等が可能となり、複雑な支払管理業務からも解放されます。入居者の対応も一つの窓口で済むので、管理側、利用者側ともにメリットが大きくなります。

膨大な季節業務から解放される

一般的に人事異動は年度末に集中します。そして企業規模が大きくなると、異動する従業員数も多く発生してきます。それを全国規模で対応するとなると、特定のその時期に、膨大なマンパワーが必要となります。そのピーク時にあわせて人員を確保したとしても、通常時期では、当然に余剰人員となってしまいます。

外部に委託することで、特定の時期の膨大な事務作業を通常人数で対応できます。コスト削減が必須の現代において、無駄な人員を抱えること、あるいは、ワークライフバランスを高めるために、特定の時期に膨大な残業時間が生ずることも避けられます。

上記のメリットを享受することにより、社宅管理部門が本来行うべきコア業務に特化することができます。定例的な業務で、判断基準も一定、そして何より専門知識を活用できる社宅の管理業務は、アウトソーシングするメリットは大きくあります。

コストが削減できる

社宅管理業務は年間を通じて平均的に発生するわけではなく、異動の時期に集中することが多いものです。大企業になればなるほどその傾向は強くなりますし、また全国に社宅がある場合、その一つひとつに対して適正な管理をしなければいけません。

しかし、繁忙期に合わせて社宅管理の人員を確保してしまうと、通常の業務量に戻った際に余計な人件費が発生することになります。また逆に、人員の数を通常の業務量に合わせておくと、繁忙期には残業が増える・休日がなくなるなどの問題が生じる可能性が高まります。

そこで役立つのが、社宅管理代行サービスです。社宅管理代行サービスでは、業務量の増減に対しての対応が可能ですし、専門知識を持つ人が対応することでよりスムーズな運営が期待できます。また、不動産関係業務に不慣れな社員が残業をしながらやっていた業務から手を離し、本来の仕事に戻ることで人員の適切な稼働にもつながります。社宅管理代行サービスの事業者は社宅管理のプロ集団です。最低限の時間で円滑に業務が進むことはもちろん、他の業務にも良い影響を与えてくれることでしょう。

社宅利用者の利便性や満足度がアップする

全国展開している企業の場合、地方に借上住宅が必要になることがあります。しかし、大都市ならまだしも、地方の不動産情報に詳しい社員はそう多くないでしょう。

転勤する社員のニーズと、地方の不動産情報をうまくマッチさせるのは大変な作業です。しっかりとニーズを把握できないまま、仕方なく社宅を決定するパターンも少なくないでしょう。その状況では社宅を利用する社員の満足度は下がる一方です。社宅は会社がどれだけ社員のことを考えてくれているのかを社員が知る場所でもあります。

そうとは言っても、不動産知識に乏しい一社員にきめ細やかな対応を求めるのは負担が大き過ぎるのではないでしょうか。その問題を解決するのが社宅管理代行サービスです。社宅管理代行サービス事業者は、全国ネットワークを持つ事業者も多く、転勤の社員のニーズと実際の物件とをマッチングさせる技術に長けています。

また、入居後に万が一トラブルが発生した場合、同じ会社の担当者には苦情を言いにくいものです。その場合も、第三者である事業者に伝えることで、客観的な視点からのアドバイスがもらえ、円滑に解決できるというメリットもあります。

その他、繁忙期には社宅管理担当者の事務作業が遅れやすく、希望日に入居・退去できないというトラブルも起こりがちです。しかし、社宅管理代行サービスを導入することで、このような遅延などを解消することができます。会社や担当者、社宅利用者それぞれに対して社宅管理代行サービスにはメリットがあると言えるでしょう。

社宅管理代行サービスの選定ポイント

社宅管理代行サービスは各社でサービス内容が異なるため、自社に合うサービスを見極めることが大切です。 選定ポイントとしてあげられるものの中で重要なことはいくつかあります。

まず1つ目は、分析力と提案力があること。アウトソーシング化するにあたり、コストを重視したい気持ちがあるのはわかりますが、企業によって課題は異なるものですから、自社の現状を把握してくれ、よりよい改善案を提案してくれる業者を選ぶほうが安心感はあります。

2つ目は、サービス体制が充実していることです。社宅管理業務は、アウトソースする業務が広範囲にまたがるものばかりですので、各分野の専門スタッフが充実している企業にお任せすることが何よりの安心につながります。また、自社の管理物件数や利用社員数といった規模に見合った管理能力があるかどうかは、企業の過去の実績などを調査して照らし合わせることもできます。

3つ目は、業務体制がしっかりしているかどうかです。社宅代行サービスは、社員の住まいだけでなく、家族の個人情報や財産を預かる業務ですので、守秘義務やコーポレートガバナンスがしっかりした企業に依頼しておくことが一番の安心といえます。

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