社宅管理アウトソーシングの導入事例

社宅管理アウトソーシングの導入事例

最近、社宅管理を外部業者に委託する企業が増えています。その理由は大きく分けて2つあります。
1つは、社宅自体の管理や入退出社員の契約手続きに関する負担が減るため。
そしてもう1つは、委託した結果、企業本来の業務に集中することができるためです。今回は、社宅管理アウトソーシングを活用している企業の具体的な活用事例などをご紹介します。

icon全国転勤のある企業はアウトソーシングで社員満足度UP!

全国転勤のある企業の場合、地域ごとに社有社宅を置くと管理コストも多くかかりますし、全ての社宅に目を行き届かせることが難しくなります。また、借上社宅とする場合も、地域によって契約方法や支払日が異なるなどそれぞれのパターンに対応する必要があり、事務作業が複雑化してしまいます。その結果、何日に入退去希望といった社員一人ひとりのニーズに応えることが難しくなり、知らず知らずのうちに社員の不満が溜まってしまう可能性も考えられます。

社宅管理代行アウトソーシングを導入することによって、細やかな部分までカバーすることが可能になります。例えば、女性社員専用社宅の場合、1棟丸ごと借り上げることで安心感が生まれ、社員の満足度が上がった例があります。また、地方支店にそれぞれ社宅管理を任せていると、地方により質のばらつきが出てしまいがちですが、代行会社に一元管理を任せることで、全体的な管理の質の均一化や向上にもつながります。

さらに「カバンひとつで即入居!」といった社宅の場合は、生活用品を揃えるだけでも手間や時間がかかるものですが、その細やかな準備もアウトソーシング先に一任することができます。

福利厚生の充実は、社員の満足度を大きく左右する重要な要素です。きめ細やかな対応を行うことで、社員の満足度も上がり、仕事に対するモチベーションにもよい影響が期待できるでしょう。

icon異動が多い企業の社宅管理もアウトソーシング導入でに集中!

社内の異動は年間を通してではなく、一時期に集中することが多いでしょう。そのため、社宅管理に関する業務もある一定の時期に突然増え、担当者の負担が一気に増加することとなります。しかも社宅管理の場合、人事・総務だけではなく経理・財務にまで影響は幅広く、通常業務がおろそかになってしまうというケースも少なくありません。そもそも、一社員が住宅の契約や原状回復に関する知識を持っている可能性は低く、それだけに一定期間のみですが過大な負荷がかかっていると言えるでしょう。

その点、アウトソーシング先は社宅管理のプロです。家賃や原状回復に必要な費用に関しても適正な金額を述べた上で交渉が可能ですし、損害保険の請求が必要な場合も一任できます。もちろん、物件の下見や社内での稟議申請や更新・解約の承認、明け渡し時の立会いなど、アウトソーシングに委託できない内容もありますが、全体の約9割の内容に関しては任せることが可能です。

その結果、担当者は本来の業務に集中することができるようになり、仕事の効率アップにもつながるでしょう。アウトソーシングの導入は企業にとって社員を最適に稼働させる強い味方でもあるのです。

icon社有社宅廃止による業務増加をアウトソーシングで解決!

高度経済成長時の日本においては、一般的なシステムであった社有社宅ですが、現在は社宅の老朽化や管理維持費の増大、稼働率の低下により社有社宅を廃止する企業が増えています。借上住宅は、必要な数だけ契約できるというメリットがありますが、社員一人ひとりの入退去の管理や契約手続きを行う必要があり、管理する社員の負担が増えるデメリットもあります。地域によって契約方法が異なる、新卒採用時期に一気に業務が集中する、部屋探しや解約手続きなどの細かな業務も含めると、社宅管理担当者の負担は増大する一方と言えるでしょう。

アウトソーシングを活用することによりこれらの大幅な改善が期待できます。社宅管理代行アウトソーシングは企業と不動産会社との間で契約を結び、その間の手続きをアウトソーシング先が代行する「事務代行方式」の他にアウトソーシング先と不動産会社が直接契約を結び、アウトソーシング先が企業に社宅を提供する「転貸方式」の2種類があります。

部屋探しや契約、更新の業務のみではなく、水漏れや原状回復トラブルなど一歩踏み込んだ社宅リスクに対する対応も委託したい場合は、「転貸方式」を選択するケースがほとんどです。

社有社宅廃止により管理業務は増える一方です。自社の状況や予算などに応じて事務代行のみの依頼なのか全部お任せの転貸方式なのか検討することをおすすめします。

iconまとめ

社宅制度の充実は社員満足度や新卒採用を左右する重要なポイントです。だからといって担当社員に重い負担がのしかかり、本来の業務に支障をきたしているとすれば、本末転倒とも言えます。今回の導入事例などを参考に、アウトソーシングを取り入れた際の業務効率化などをぜひシミュレーションしてみてください。

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