現状では証明書などの提出書類が必要になった際、各行政機関に訪問して書類を取得する必要があります。マイナンバー制度が導入されることで、書類の取得が不要となりそれまでかかっていた金銭的コスト、時間的コストを節約することができます。

導入スケジュールで抑えるべきポイントは3つ

まず2015年10月にマイナンバーが記載された「通知カード」が郵送されます。企業では社員のマイナンバーの確認・登録を行います。続いて2016年1月からはマイナンバーの利用が開始されます。翌2017年1月からは情報提供ネットワークシステム「マイ・ポータル」の運用が開始予定です。これはマイナンバーに関連した自身の情報をインターネット上で確認できるもので、行政機関からのお知らせを受け取ったり、各種社会保険料の支払や確定申告等を行う際に参考となる情報の入手等が行えるようになる予定です。

今後は利用範囲が拡大される予定

マイナンバーの利用範囲は順次拡大していく予定で、結婚出産などの戸籍情報の手続き、パスポート発行、金融機関や医療介護の事務手続きに置いての利用が検討されています。

通知カードは2015年10月に住民票の住所に送られるカードです。記載内容はマイナンバー、氏名、住所、生年月日、性別でこのカード単体では本人確認ができません。
個人番号カードは2016年1月以降に市町区村の自治体窓口で通知カードを提示して受け取ることができます。通知カードの情報に加え、顔写真とICチップがついています。カード単体で本人確認が可能で、電子証明にも利用できる予定です。
尚、個人番号カードの取得は強制ではありません。が、個人番号カードの利用メリットを考えると利便性の向上が考えられるので、政府としては取得を推奨していくようです。

制度の導入に際して人事労務担当者が行うことは、回収、登録、保管、運用の4つあります。それぞれ実施するまでに準備が必要で、計画的なスケジュールを組むことが重要です。

マイナンバーの通知が開始されたら、社員のマイナンバーを回収し、登録しなければなりません。まず通知が開始になる前に社員へ制度の説明を行う必要があります。そして通知カードと身元確認証の提出を呼びかけます。企業規模が大きいほど、回収登録には工数がかかりますので、事前に対応するフロー、ルールを用意しておく必要があります。

回収登録が済んだら、利用に向けてマイナンバーを保管、運用していきます。マイナンバーは特定個人情報にあたるので、情報漏えい時には個人情報保護法、番号法によって厳しく罰せられます。情報漏えいリスク対策として、個人情報とマイナンバーを切り分けて管理する必要があります。また、書類にマイナンバーの記載が必須となるので現在使用している人事給与システムの改修も必要になる可能性があります。セキュリティ環境の見直しは大きなプロジェクトになるので大きな対応工数と費用がかかることが予想されます。

上記のように自社で制度の導入を対応しようとすると大きな負担がかかります。そこでアウトソースという選択肢があります。導入対応を貴社に代わって給与計算アウトソーシング会社が対応します。多くの企業の人事給与情報を扱っている会社なのでセキュリティ面の信頼度が高く、マイナンバーの運用だけではなく給与の計算支払いまでワンストップで対応することも可能です。今回の制度導入をきっかけにアウトソースを検討してみてはいかがでしょうか？