各社が抱える、給与計算の問題

各社が抱える、給与計算の問題

労務担当が受け持つ大きな業務である給与計算。従業員の方々の生活に直接的に関係する業務であるため、必ず決められた期日までに作業を済ませなくてはなりません。
では、給与計算はどのようにすれば最も効率的になるのでしょうか。アウトソーシングという選択肢も含め、考えていきましょう。

iconミスが起こりやすい企業の給与計算事情

給与計算という業務は総じてミスの発生しやすい作業です。加えて、事業の拡大に伴う社内の変化や、従業員のワークスタイルの多様化により、給与計算のミスの頻度は変わってきます。まず、事業が拡大してくると計算作業を一人で対応することができず、多くの従業員が連携する形で作業を行うケースが出てきます。当然、それぞれの役割分担がしっかりできていればいいですが、作業分担の境目を共有できていないと、入力漏れなどが多発してしまいます。 また、事業が次第に大きくなってくると、いろいろなライフステージの従業員を抱える可能性が高くなってきます。

実は給与計算は、従業員の年齢によって、徴収すべき、もしくは免除・終了する保険料に違いがあるのです。この違いを考慮せずに計算することにより、算出される数字にミスが生じてしまうこともままあります。 気を付けるべきライフステージは具体的に「40歳」、「64歳」、「65歳」となっています。例えば40歳からは介護保険料の徴収が開始され、64歳からは雇用保険料の免除開始、65歳で介護保険料の特別徴収が終了する、という流れです。これらのポイントを給与計算の担当者が正確に把握していないと、給与計算にミスが生じてしまうので気をつけましょう。

icon事業の拡大とともに負担も増大する

給与計算作業は単純作業で対応できる部分もありますが、その項数は少なくなく、人員も必要な作業です。そのために、事業が拡大してくると、多くの人材を雇い、給与計算を滞りなく終わらせるためにチーム体制を組み、チェックリストの実施などを行いながら作業を遂行する必要があります。 当然、事業の拡大とともに然給与計算の対象となる従業員数は増えていき、結果として労務担当者の責任や負担も増大していきます。 加えて給与計算には、社会保険や労働法、また所得税や住民税などなど、幅広い知識が求められます。

毎年、健康保険料率、雇用保険料率、厚生年金保険料率がそれぞれ、3月、4月、9月に改定します。この改定後の保険料率を考慮し、その料率を持ってして控除額を決定する必要があるのです。 給与計算を間違うと、従業員ひとりひとりにとって重要な給料の支払いを間違うことになり、そういったことが続くと、管理部門に対する信頼の欠如が出てきてしまいます。会社のお金という非常に重要なものを取り扱う管理部門への信頼がないという状況は、当然ながら組織としてはかなりのリスクです。

逆に言えば、管理部門がしっかりしていて、滞りなく給与計算業務ができているということは、組織としての信頼感や安心感、従業員同士の結託が強まるといえるかもしれません。

icon給与計算業務をアウトソースすることで解決できる事

給与計算をアウトソーシングすることのメリットをいくつかご説明していきましょう。

まず、人的コストを抑えることができます。前述の通り、事業が大きくなってくると給与計算だけに多くの人的リソースが割かれてしまいます。また、給与計算には関連システムの利用・保守運用などが含まれます。アウトソースすることで、単価の低減が実現されるという利点があります。

次に、法令改正への対応に関して労務部の時間と工数を割く必要がなくなるということもメリットとして挙げられます。労務関連や社会保険の制度は毎年のように変化しますので、それらの変化を理解、咀嚼し、社内規定や業務フローに反映していかなければなりませんが、こういった作業全体を外部委託することで、労務部の人材の時間を多く捻出することができます。

また、アウトソースするということは、万が一、給与計算にミスがあった時にも「外注先のミス」という形で社内の信頼関係が悪くなるということを避けられるという利点もあります。管理部門は本来的には、ビジネスにまつわる数字を取りまとめ、抽出されるビジネス示唆や課題・問題点を経営部と協議していくという役割もあります。給与計算をアウトソースすることで、こういった時間が捻出でき、正しい経営判断が導き出されるといっても過言ではないでしょう。

iconまとめ

給与計算は煩雑で知識のいる作業でありながら、ミスをすると組織として重要な問題を引き起こしてしまう業務です。前述の通り、業務の拡大とともにアウトソーシングのスケールメリットが高まっていきますので、まずは、いま給与計算にかかっている人的・システム的なコストを把握し、アウトソーシングをすることによるメリットを明確化しましょう。また、定性面でも給与計算をミスしたことによる信頼を失うというリスクを組織運営の観点からしっかりと見つめ、リスク回避の方法として外部業者をうまく利用する、という視点を持ってみましょう。

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