給与計算業務を内製化する必要性とは?

給与計算業務を内製化する必要性とは?

給与計算業務は専門的かつ煩雑な作業ですが、だからといってすぐにアウトソースするのではなく、メリットとデメリットを天秤にかけねばなりません。担当者の教育コストやシステム運用コストなどの側面、時間が取られてしまうという問題などを会社としてどう捉えるかということを把握して、給与計算業務のアウトソーシングの要否を決定する必要があります。

iconそもそも給与計算にはどのような作業が必要?

給与計算業務には様々な作業が含まれています。例えば以下のような業務です。

  • 従業員データ(基本給、諸手当)の入力
  • 勤怠管理・集計、時間外手当の計算
  • 社会保険料の控除、源泉所得税、住民税の徴収、給与控除の処理
  • 給与明細の配布や賃金台帳の作成

加えてイレギュラーな作業として「退職者の処理」、「退職者の雇用保険・社会保険の手続」、「賞与計算」や「年末調整」など、膨大な作業が行われます。さらには、給与支給日の日程の決定なども業務の一部ですし、基本給と諸手当を会社の経営状況を考慮しつつ決定するということも役割の一部です。

例えば、入社時や退社時の処理は一過性の作業ですが、勤怠の集計や時間外手当の計算、また通勤や営業上の交通費精算など、申告された経費の計算や関連する請求書との突合などは、毎週、毎月という単位で確実に行わなければならないため、非常に煩雑な作業といえるでしょう。作業的な煩雑さはもとより、経理の専門知識なども必要なため、トレーニングされ、業務経験が多い人材でないと正確に対応することが難しい業務であるということは覚えておきましょう。

icon給与計算業務の内製化による課題

給与計算業務の内製化に伴う課題は多くあります。

第一に挙げられるのが人的リソースでしょう。上記の通り、給与計算業務は非常に作業量自体が多く、かつ煩雑な作業であるため、貴重な管理部門の専門人材の作業時間が取られてしまうということが大きな課題として挙げられます。また、会社の規模がある程度大きくなると、さまざまなシステムを導入して保守運用を行わなければなりませんが、そのシステム面のコスト自体も内製化に伴う課題といえるでしょう。

給与は従業員の生活を守っていくという観点からも非常に重要なものですので、その計算を間違ってしまうと信頼を失ってしまうことになりかねません。これも給与計算業務内製化の大きなリスクとして捉えられています。

icon給与計算業務の内製化のメリット

しかし、内製化には利点も当然存在します。例えば、経理業務・給与計算業務に関する情報が外部に漏れにくいということが挙げられるでしょう。加えて、会社固有の給与計算方法ができる、ということも利点として挙げられます。アウトソースをするときにはその一連の作業を整理して、外部に伝えなければなりませんので、会社固有の計算方法がある場合、手間がかかってしまいます。さらに、アウトソースする場合、イレギュラーが発生した場合の対応も外部業者に共有しなければならないため、その定義や判断基準を提供しなければならないというデメリットがあります。

内製することでのメリットも多いのですが、同時に、リソースが不十分な場合、経理部がただの計算処理業務専門の部署になってしまい、経営判断に寄与するような組織としては機能しなくなってしまう可能性があります。

icon給与計算のアウトソーシングと内製化はどう選択するべきか

給与計算を内製化するメリットとデメリットは前述の通りです。

では、どのような場合にアウトソースを選ぶべきなのかを整理していきましょう。まず、アウトソースすべき場面は、明確に「専門家の知見を借りなければいけない」時です。給与計算は、法令の変更や保険料率の変更など、毎年のように更新される外部環境によって作業の方法を変えていかなければなりません。

もし社内の経理部のリソースとして、そういった知識や作業経験豊富な人材がいないという場合は、明らかにアウトソースしていく必要があるといえるでしょう。また、給与計算業務を担当する従業員への教育や引き継ぎにかかる時間が多い場合も給与計算アウトソーシング会社に依頼するメリットが大きくなります。

一方で、給与計算の専門家がすでに在籍している、もしくは経理関係の情報を一手に担うことで経営企画部としっかりやり取りをするということを目的としている企業の場合は、内製化する方がメリットがあるかもしれません。また、アウトソースというものは基本的にスケールメリットを取りに行く考えですので、小規模の会社であれば、内製で行った方がコスト面でのメリットは大きいといえるでしょう。

iconまとめ

給与計算業務は専門的かつ煩雑な作業ですが、アウトソースする際においてはメリットとデメリットを天秤にかけねばなりません。担当者の教育コストやシステム運用コストなどの側面、時間が取られてしまうという問題などを会社としてどう捉えるかということを把握して、給与計算業務のアウトソーシングの要否を決定していきましょう。

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