給与計算業務はミスが無くて当たり前?

給与計算はミスが無くて当たり前?

労務業務の中でも、給与計算は従業員の方々の生活を支える非常に重要な業務です。当然ながらミスをしないように多くの工程を辿り計算をします。
しかし本来、給与計算は煩雑な作業であり、労働者数が増えれば増えるほど、非常に難しい作業になります。特に有給休暇の時間単位での取得や、労働基準法の改正などの変数が加わるとミスが起こる可能性は極めて高まります。
また、会社によっては給与対象期間と給与支給日が接近していることも多くあり、時間的な余裕がなく、チェックが十分ではない状態で給与支給になってしまうこともあります。こういった状況を解消するために、アウトソーシングを考えてみてはいかがでしょうか。

icon給与計算によくあるミスとは?

給与計算におけるよくある代表的なミスというのはいくつかあります。

iconよくあるミス①有給休暇・残業時間の計算ミス

まずは前述の通り、有給休暇の取得を考慮した場合、また残業など、通常の給与以外の時間が発生するときでしょう。この問題は勤怠管理と紐づいており、まず勤怠管理をデジタルで管理していない企業は人的ミスが多く発生してしまう傾向にあります。

この部分をアウトソーシングして、例えばクラウドの勤怠管理システムを使い、給与計算前の集計を自動化することができます。そうすることで有給休暇や、時間単位の残業代も簡単に計算することができます。

iconよくあるミス②年末調整での入力ミス

また、年1回の作業である年末調整などでも、そもそも従業員の情報を収集するところから非常に大変です。紙でのやり取りを行っていると特に入力ミスが発生してしまいます。

アウトソーシングし、自動で計算、源泉徴収表などの提出書類の作成などを代行してもらえば、作業項数は圧倒的に低減します。

iconその他こんなミスも!?

さらに、給与事務における煩雑でミスが起こりやすいものとしては、労働保険の年末更新・また算定基礎届の作成など、面倒な事務作業です。こういったこともアウトソーシングすることで自動化できます。

その他、最近の問題としてはマイナンバー収集や管理・書類への反映や利用まで、一括でアウトソースすれば、その分の項数を戦略的な経理作業に使うことができます。

iconアウトソーシングするなら、ここに注意!

給与関連のアウトソーシングを考える場合、いくつか注意するポイントがあります。

まず当然、コストがかかります。これは最も分かりやすいです。給与計算自体を他社に委託する「給与計算アウトソーシング」は当然そのコストが発生してきますが、単純にクラウドなどの既存システムを自社向けに変更させる「システム導入」などでは、自社の経理担当者が計算自体は行うわけですので、完全なるアウトソーシングよりも経費は削減できます。

また、給与計算はそれ単体の作業ではなく、当然ながら、経理システムや勤怠管理システムと密接にかかわっています。つまり、給与計算自体をアウトソースするということは、それ以外の関連システムにも作業が波及するということです。他の部署が持つシステムとどの程度連携できるのか、それとも給与計算単一でしか対応できないのかなど、どの範囲まで柔軟に対応したアウトソーシングサービスかということは判断基準として非常に重要です。

さらに、頻繁に起こる法改正への対応をスピーディに行ってくれるということも重要です。法改正は、給与計算、住民税、年末調整などの計算に大きく影響してくるため、完全に属人的なプロセスでは難しいこともあります。

icon給与計算業務をアウトソースすべき企業とは?

給与アウトソーシングを利用すべき企業は、大企業・中小企業ともにいくつかの共通点があります。まずそれは、経営戦略の立案に管理部門が関われていない企業です。一義的には給与計算にまつわるミスや人件費が減らせるということですが、それはつまり、管理業務が、守りの業務から攻めの業務に転じられるということでもあります。管理部門とは本来、経営企画部と連動し、会社の頭脳として数的ファクトを元にした戦略構築を実施する部署です。単純作業に煩雑になり、そういった思考ができなくなるということは人件費がかかるということ以上のネガティブインパクトがあります。

また、社労士との関係性が薄い会社なども、アウトソーシングを行った方がよいかもしれません。給与計算に関する業務として社会保険の手続がありますが、給与計算のアウトソーシングを実施している会社には、保険労務士事務所と強い関係を持ち、サービスを連携しているケースがあります。アウトソーシングするシステム的な利便性と、社労士が持つ知識を並行して有効活用すると、さらにアウトソースのメリットが高まります。

iconまとめ

まず給与計算のアウトソーシングを検討する場合は、自社が本来的に抱えている問題を再確認するようにしましょう。つまり、本来は戦略的な作業を行うべき管理部門が、給与計算という煩雑な計算作業に埋没してしまっている。また、社労士との関係が浅く、給与計算を明確に行う知恵がないなど。そのような根本的な問題がある場合は給与計算の外部委託を検討すべきです。

もう一つ、具体的に委託する場合、それはコスト的にも他部署との関連性という意味から考えても、システム導入なのかそれとも一括のアウトソーシングなのかということもしっかりと検討しましょう。会社が抱えている問題を認識してアウトソーシングの要否を決めることが重要です。

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