給与計算アウトソーシング(代行)の
メリットとサービス比較!

~給与計算をアウトソースするメリット~

中小零細企業では毎月給与の締め日が迫ると、経理がバタバタと動き回る姿を目にします。
社員に対する給与の支払いは重要で、小さな組織であれば、より経営に近い立場の人間が、給与計算に忙殺されます。大切な業務だからこそ、アウトソースするという発想を持ってみてはいかがでしょうか?

給与計算、まだ社内でやっているんですか?

ある日、一人の社長さんがこのような話をおっしゃっていました。

「毎月、給与計算の時期は、ほかの予定を入れることができない。細かな作業だけれど自分がやらなければならない仕事だし、他に任せられる人もいないから」

この会社は、社員40名ほどの小さな組織。創業時から社長自らが給与計算を行なってきました。当時より人数が増えた今も、ある程度はパソコンや補佐する社員の力に頼るようになったとはいえ、給与額のチェックなど細かい業務をやり続けているのでした。

当然、社長ですから、経営に関わる大小さまざまな案件を日々判断し、動かしている立場です。その中で、このような細かな業務に時間を費やすこと がいかに非効率なことか、想像に難くありません。

果たして、「任せることができない」というのは本当なのでしょうか?

コンプライアンスと生産性向上のために

今の時代、給与計算は給与計算ソフトが行なうようになってきています。数字を正しく入力すれば、パソコンのソフトが計算をしてくれます。しかし、毎年のように社会保険の料率が変わったり、所得税の計算方法が変わったりすると、給与計算ソフトの設定を変えなければなりません。そのときに、本当にその設定で良いのか、ということを確かめるには、給与の仕組みそのものを理解していなければなりません。

「給与の仕組み」には、社会保険や労働保険、所得税、その他各種手続きのことなど、さまざまな要素を含んでいます。給与ソフトの設定や法律の考え方が間違っていると、どんなに正しい数字を入力しても、正しい結果は出てきません。

最近では、特にコンプライアンス(法令順守)が重要視されています。給与計算の間違いは、思いもよらないところで会社の経営に影響を及ぼします。たとえば、税務調査で所得税の計算が間違っていることが発覚すれば、追徴を求められることになるでしょう。

また、労働基準監督署の調査で、残業代の計算方法が間違っていれば、残業代の未払いを支払うように是正勧告を受けることになります。

さらに、社会保険料の計算を間違えると、社員から正しい保険料を徴収することができず、会社が不必要な保険料を負担することになるかもしれません。そして、何よりも、給与計算を間違えると会社に対する社員の信頼を失うことになります。

このようなリスクを抱えながら、そして、本来注力すべき業務の時間を後回しにしながら、ルーチン業務に力を費やしていくことは、組織の生産性向上に結び付くとは言えません。むしろ、生産性を低下させていると言えます。

給与アウトソーシングのメリット

給与アウトソーシングには、どのようなメリットがあるのでしょうか。

  • コスト削減
  • コア業務に注力できる
  • 最新の法令に対応できる

コスト削減

給与計算業務を社内でおこなうよりも、アウトソーシングすることによって、コスト削減につながる場合があります。担当者の人言費を削減することできるだけでなく、給与計算ソフトの料金やそのメンテナンス費用を削減することができます。

企業規模が大きくなり、給与支給対象者が増えれば、増えるほど削減率は高くなります。給与計算をアウトソーシングすることによって、自社で給与計算ソフトを保有する必要もなくなり、費用帯効果が高くなります。

また、小規模~中規模の企業であっても、トータルで費用を削減することができます。

コア業務に注力できる

給与計算アウトソーシングを利用することによって、担当者の負担を軽減できます。これにより重要度の高い業務や、利益につながる業務に集中しやすくなります。

実際の所給与計算は、必要な業務ではありますが毎月発生する業務であることや、利益にはつながらない業務であることから他の業務に集中してほしいと考えている経営者の方は多くいらっしゃいます。また、賞与支給の時期などと重なると更に担当者の負担は増えるので、別の業務をおこなうどころではなくなってしまいます。

給与アウトソーシングを利用することによって、担当者に本来おこなっていほしいコア業務に集中してもらうことができます。

最新の法令に対応できる

給与計算担当者が日々の業務に追われ、見逃しがちな最新の法令にも対応しやすくなります。特に税制や社会保険に関する制度は毎年のように変更があるため担当者は、最新情報を追うこと自体も負担となりやすいです。

そこで、給与計算アウトソーシングを利用することにより、それらの負担を減らすことができます。

給与アウトソーシングを利用することによって、これらのメリットを得ることができます。

アウトソーシングのメリット

アウトソーシング会社に給与計算業務を委託する、という選択肢を考えた時に、以下の点がメリットとして挙げられます。

  • 労働法・社会保険・所得税・住民税などの専門的な知識を体系的に理解し、確実に業務を進められる人材を育て、給与計算業務を管理していく、というコスト(教育費・人件費)を削減できる
  • 給与計算システムを自社で運用・管理していくためのコストを削減できる
  • ノウハウが担当者一人に蓄積することによる属人化を防ぎ、万が一担当者が退職しても、業務に穴をあけることなく引継ぎができる

これらの要素を踏まえ、給与計算業務をアウトソースすることで、これまでルーチン業務に時間や労力を割かざるを得なかった状態を脱却し、人事労務部門としてのコア業務に注力することができます。

すなわち、「自社の未来のビジョン実現に向け、理念が浸透した強い組織づくり」のための業務に費やす時間を確保することができるのです。

執筆:日本ES開発協会 会長 矢萩大輔
http://www.jinji-es.com/

給与アウトソーシングの選び方

給与アウトソーシングサービスはどのような基準で選択するとよいのでしょうか。

  • 料金
  • 必要な業務範囲と機能
  • セキュリティ

料金

給与アウトソーシングを選ぶ判断基準に料金は重要な判断基準となります。導入メリットとしてコスト削減があるため、現状かかっているコスト以上のサービスを利用してしまうと、メリットがなくなってしまいます。

そこで、現状で給与計算にどれくらいのコストがかかっているのか把握しておく必要があります。

また、サービス範囲も給与計算アウトソーシングの料金に関わる部分になるので、年末調整や社会保険の計算などもアウトソーシングする角化も含め検討しましょう

必要な業務範囲と機能

給与計算では、アウトソーシング先がどの程度まで対応してくれるのかまでを把握しておく必要があります。

具体的には、給与や賞与、税金の計算や明細発行の他、入退社や昇格の人事面などになります。この部分もアウトソーシングできれば、大きなコスト削減効果がも込めます。

こういった部分までアウトソーシング可能か含めて、確認しておくことも重要な選定ポイントとなります。

セキュリティ

給与計算は、個人情報に関わる部分にもなります。したがって、セキュリティには十分に注意する必要があります。

全ての業者が万全のセキュリティ体制を敷いているとは限りません。場合によっては、アウトソーシング先が更に外注をおこなっていることもあります。

管理体制や運用についてもアウトソーシング先を検討する際に確認しておくべきポイントになります。

オススメの給与計算アウトソーシングサービス

ここからは、BIZトレンド編集部がオススメする給与アウトソーシングサービスをご紹介していきます。

全ての規模で対応可能な給与アウトソーシング

・大企業向け高機能パッケージにて、ワンストップサービスをご提供。
・お客様のBCP対策をバックアップいたします。
・勤怠管理サービス(リシテアASPサービス) 、通勤費管理サービスのご提供。

掲載会社:日立トリプルウィン株式会社

対応従業員規模 対応エリア
全ての規模に対応 全国

宮城県仙台市にある社会保険労務士法人です。
給与計算はもちろん、社会保険・労働保険に関する書類の作成や届出などの
業務を行っております。料金は安心の地方価格です。

掲載会社:ハイフィールド社会保険労務士法人

対応従業員規模 対応エリア
1,000名未満 東北

■ 職員が社労士など専門家なので、正確かつ丁寧できめ細かく対応いたします。
■ 社員さんの大切な情報だから、プライバシーマークがある弊社にお任せ下さい。
■クラウド型のアウトソーシングなので、事務負担が大幅に軽減されます。

掲載会社:株式会社トータルパートナー

対応従業員規模 対応エリア
10名以上 250名未満 首都圏

・Windows10対応済!
・従業員数1,000名以上の企業様の導入実績多数
・経理、人事情報など他システム連携も可能

掲載会社:株式会社BBSアウトソーシングサービス

対応従業員規模 対応エリア
1,000名以上~ 全国

お客様のご要望にあったサービスを提供することにより、
人事部門の経営資源を戦略的分野へ集中、そして付加価値の向上に貢献します。

掲載会社:株式会社シーエーシー『C*HRs』

対応従業員規模 対応エリア
1,000名以上 全国

給与計算に関連する業務をお引き受け致します。
女性の給与処理専門家による、きめ細やかなサービスと迅速かつ丁寧な
対応で処理致します。

掲載会社:メイソンコンサルタントグループ株式会社

対応従業員規模 対応エリア
50名以上 500名未満 首都圏

1.人事・労務業務プロセスの再構築をお手伝いいたします。
2.人事・給与システムの最適化によるコスト削減をご提案いたします。
3.新システム導入と人事給与業務の移管を短期間で行うことが可能です。

掲載会社:株式会社InfoDeliver

対応従業員規模 対応エリア
500名以上~ 全国

★人材派遣で培った事務作業のノウハウを活かしたフルカスタマイズ可能なサービス設計
★昨年の運用を踏襲してお客様のご希望に沿った代行を行います
★年末調整代行サービス 1名/750円~

掲載会社:株式会社フルキャストホールディングス

対応従業員規模 対応エリア
100名以上 全国

首都圏中心のサービス

400社以上の導入実績から得た業務ノウハウとセキュリティの高い自社データセンター
を利用した柔軟かつ低コストなシステムを組合せた独自のハイブリッドBPOサービス。
単なる給与アウトソーシングだけではなく、高性能な人事情報管理も可能です。

掲載会社:鈴与シンワート株式会社

対応従業員規模 対応エリア
1,000名以上~ 首都圏

プロフェッショナル技術者が、貴社の業務を遂行しながら改善をご提案!
スタートアップに必要な業務支援も、ワンストップで!
現在の環境・運用・データ形式などを変えずに柔軟に対応!

掲載会社:株式会社BOD

対応従業員規模 対応エリア
5,000名以上 首都圏

人事総務分野のBPOサービスのワンストップソリューションを提供
給与計算や勤怠管理、人事データ管理に関わる導入コンサルティングを実施
「人」に関するさまざまなアクティブデータを収集し、より効果的な人事制度の構築

掲載会社:株式会社ベネフィットワン・ペイロール

対応従業員規模 対応エリア
1,000名以上 首都圏

多岐にわたる業務ナレッジを保有し、給与計算業務の全般に対応!
お客様の給与システムを活用した、給与計算業務の代行が可能。
現行の運用ヒアリングから、業務改善提案をいたします。

掲載会社:日本郵政スタッフ株式会社

対応従業員規模 対応エリア
1,000名以上 首都圏

・すべてオーダーメイドでお客様に最適な構成をカスタマイズし、提供します。
・ボリュームメリットを活かし、低価格を実現します。例)500名規模で年間400万円~
・年末調整や住民税徴収額更新の業務を単体で受託することも得意です。

掲載会社:株式会社エコミック

対応従業員規模 対応エリア
1,000名以上~5,000名未満 首都圏

各社固有の事情に併せた設計で、業務の最大80%委託可能。働き方改革に
つながる取り組みを間接的に支援。また、他アウトソーサーに先がけ、RPA
(Robotic Process Automation)技術を最大限活用。

掲載会社:株式会社ビジネスブレイン太田昭和

対応従業員規模 対応エリア
250名以上 5,000名未満 首都圏,東海,近畿

クオリティ・ソーシングを通じてお客様と共に新たな価値創造を目指します。

掲載会社:株式会社ジャパン・ビジネス・サービス

対応従業員規模 対応エリア
250名以上 5,000名未満 首都圏,東海,近畿

『全製品・サービスは最高レベルの【ISAE3402】報告書を取得しています』
【特長1】クラウドシステムをご利用頂くことで大幅な業務効率化を実現致します。
【特長2】お客様のご要望に合わせBPOサービスはカスタマイズ提供致します。

掲載会社:株式会社JOE

対応従業員規模 対応エリア
250名以上 1,000名未満 首都圏,近畿

システムに強い社会保険労務士だからできる!!!
独自のシステムを貴社の要望に応じてカスタマイズすることで
あらゆるニーズに低価格で応えます。

掲載会社:株式会社イージーネット

対応従業員規模 対応エリア
10名以上750名未満 首都圏,北陸・甲信越

エムザスは『絶対にミスしない仕組み』をお客様と一緒に創っていきます。
お客様は定型業務の煩雑さから解放されます、
より企業価値を高める活動に専念していただけます。

掲載会社:エムザス株式会社/エムザス社会保険労務士法人

対応従業員規模 対応エリア
50名以上 750名未満 首都圏,近畿

社会保険労務士をはじめ給与計算のプロフェッショナルがお客様の給与計算を処理します
ので、安心です!お客さまに最も適した「提案型サービス」で、お客様の悩みを解決し、
お客さま1社1社に適したフォーマットにカスタマイズでき、ご要望に対応いたします。

掲載会社:社会保険労務士法人/税理士法人エスネットワークス

対応従業員規模 対応エリア
500名未満 首都圏,近畿

お客様の規模やご予算に合わせて対応します。
部分アウトソーシング~フルアウトソーシングまでご希望に合わせて対応できます。
バックオフィスをはじめ、総合的なBPOサービスをご提供しています。

掲載会社:株式会社エヌエムピースペシャリスト

対応従業員規模 対応エリア
250名未満 首都圏

◆月次給与、賞与計算、年末調整まで、任せて安心
◆立ち上げ経験豊富な実務担当者が現状分析・環境設定を経て、安定稼働へ導きます。
◆グループ企業(CACグループ)の強みを活かした信頼のおけるバックアップ体制

掲載会社:株式会社サンクスペイ

対応従業員規模 対応エリア
10名以上~100名未満 首都圏

首都圏以外で展開しているサービス

●マイナンバー制度対応に関する業務運営もおまかせください!
●人事業務・勤怠管理も含む幅広い業務をサポート!
●業務実態に応じた最適なシステム選定からオペレーション対応を実現!

掲載会社:株式会社エヌ・ティ・ティ・ビジネスアソシエ西日本

対応従業員規模 対応エリア
500名以上 北陸・甲信越,東海,近畿,中国,四国,九州・沖縄

人件費を抑えてコストカット。経費は52%削減!
会計入力や給与計算にかかっていた時間は60%削減!
正確な給与計算やコスト削減をお考えの方はぜひご検討ください。

掲載会社:株式会社エスアンドシー

対応従業員規模 対応エリア
250名未満 九州・沖縄

サービス早見表

掲載サービスの対応地域と従業員規模の早見表になります。サービスの詳細については、製品ページをご覧ください。東京を中心とした首都圏、大阪を中心とした近畿、名古屋を中心とした東海など地域ごとにサービス提供をおこなっている企業順にならべてあります。こちらを参照していただくことで、自社所在地を元にサービスを選択していただけます。

提供企業 対応従業員規模 対応可能地域
日立トリプルウィン株式会社 すべての規模に対応 全国
ハイフィールド社会保険労務士 すべての規模に対応 全国
株式会社トータルパートナー すべての規模に対応 全国
BBSアウトソーシング 1000名以上 全国
株式会社シーエーシー 1000名以上 全国
メイソンコンサルタントグループ株式会社 1000名以上 全国
株式会社InfoDeliver 500名以上 全国
株式会社フルキャストホールディングス 100名以上 全国
株式会社BOD 5000名以上 首都圏
鈴与シンワート株式会社 1000名以上 首都圏
株式会社ベネフィットワン・ペイロール 1000名以上 首都圏
日本郵政スタッフ株式会社 1000名以上 首都圏
株式会社エコミック 1000名以上5000名未満 首都圏
NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社 500名以上 首都圏
株式会社ビジネスブレイン大田昭和 250名以上5000名未満 首都圏,東海,近畿
株式会社ジャパン・ビジネス・サービス 250名以上,5000名未満 首都圏,東海,近畿
株式会社JOE 250名以上1000名未満 首都圏,近畿
株式会社イージーネット 10名以上750名未満 首都圏,北陸・甲信越
エムザス株式会社/エムザス社会保険労務士法人 50名以上750名未満 首都圏,近畿
社会保険労務士法人/税理士法人エスネットワークス 500名未満 首都圏,近畿
株式会社エヌエムピースペシャリスト 250名未満 首都圏
株式会社サンクスペイ 10名以上100名未満 首都圏
エヌ・ティ・ティビジネスアソシエ西日本 500名以上 北陸・甲信越,東海,近畿,中国,四国,九州・沖縄
株式会社エスアンドシー 250名未満 九州・沖縄

5つの選定ポイント

料金

まず、給与計算アウトソーシング会社を選ぶ条件として「料金」が挙げられます。せっかく外部に依頼するのであれば金額は安い方が嬉しい、という気持ちにはなりますが、額面だけで選ぶのではなく、自社にとって「何が必要なのか」ということを考えておく必要があります。個々の社員のタイムカードの集計も含めてアウトソーシングしたいのか、それとも、集計は社内で行ない、それ以降の処理をアウトソーシングしたいのか、といったことによっても金額が異なります。アウトソーシング会社にどのような役割・業務を求めるのか、を明確にした上で比較検討するようにしましょう。

・価格の安さだけで決めない
・何が必要なのかを把握する→どこからどこまでアウトソースするか
・アウトソーシング会社に求める役割を明確化

専門性

給与計算の業務と言うのは、正確性はもちろんのこと、労働保険や社会保険に対する専門知識が必要となります。給与計算はルーチン業務のようなイメージがありますが、実際には「社員がケガや病気をした」「産休などの休業に入った」「社員同士のトラブルが生じた」など予想外の事態が起こることもあります。人事労務に関する専門的な知識をもった会社であれば、社会保険のしくみや法律に対応したきめ細やかな対応を期待できます。

・給与計算業務の正確性
・労働保険や社会保険に対する専門知識の有無

対応力

一社を複数名で対応することができる比較的規模の大きなアウトソーシング会社であれば、一担当者が不在の場合も別の担当者に確認することで、迅速かつ柔軟な対応が期待できます。しかし、規模が小さくとも、一人の担当者が専門的な質問等に対しても迅速に細やかに対応してもらえるというメリットもあります。しかし担当者が不在だと返答・対応が遅くなるということも想定されます。月次の給与計算業務の中で、どれほどのスピードを求めるのか、どれほどのボリュームのデータを処理するのか、等を検討する必要があります。

・企業規模の大小にとらわれない
・迅速かつ柔軟な対応ができるか
・データの処理能力がどれくらいか

サービス内容

一口に給与計算と言っても、実際には月次の給与計算・賞与計算の他にも年末調整や労働保険料の申告業務や手続きなど、付随してさまざまな業務があります。労働保険や社会保険の手続きは法的に社労士にしか認められていない独占業務であるため、アウトソーシング先によっては手続きの部分は別途社労士事務所と契約しなければならないケースもあります。アウトソーシングによって、人事労務業務全体の生産性を高めるのか、それとも一部の給与計算業務についてのみ効率化をはかるのか、検討することが必要です。

・労働保険、社会保険の手続き対応→別途、社労士との契約が必要か
・人事労務業務全体の生産性を高めるor一部の給与計算業務の効率化

自由度

給与計算を行うためには、社員の出退勤のデータが必要になります。タイムカードであったり、エクセルデータだったり、場合によっては手書きなどという会社も少なくありません。アウトソーシング会社によっては、業務をスムーズに行うために出退勤データを決まった形式で提出しなければならず、それに伴って社内の業務ルールを変更しなければならないことがあります。社員に対する説明をどのように行ない周知するのか、各部署にどの程度まで権限移譲するのか等、事前に整理しておくと良いでしょう。

・データ提出の形式は決まっているか
・社内の体制の把握(どの程度まで権限委譲ができるかを確認)

“丸投げ”は厳禁

以上を踏まえると、アウトソーシングする場合には、どの程度の業務まで社内で行なうのかを整理し、組織の規模(社員数、部署数等)、業務処理のスピード(例えばタイムカードを回収するまでにどれほどの時間がかかるのか等)、付随案件の有無(人事労務に関する相談事がどれほどあるか)を踏まえ、アウトソーシング先を選定していく必要があるでしょう。

一番良くないのは、「アウトソーシングなのだから、全て任せてしまえば大丈夫」という“丸投げ”のスタンスです。アウトソーシングを行なうことが、自社内で関わる個々の業務効率の向上にもつながり、人事労務部門としての生産性が高まる、ということ意義を理解し、部署としての改善・改革にも積極的に取り組むようにしましょう。

執筆:日本ES開発協会 会長 矢萩大輔
http://www.jinji-es.com/

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