給与計算でミスが起きた時の対処方法とは?ミスの原因と対策まで解説

給与計算ミスは企業の信用失墜につながります。ミスの発生を防ぐため、日々努力を続けている企業は多いでしょう。しかし自社の給与計算ミスが頻発しており、なかなか減らせない。そして対応策がわからず困っている企業は多いでしょう。 この記事では、給与計算ミスが起きた時の対処法や、発生原因と対策まで解説します。 自社の給与計算業務の参考にしてください。

給与計算でミスが起きた時の対処方法

給与計算でミスが起きた場合の対処方法を解説します。

給与の不足は現金支給で対処する

不足分の給与を支給する場合、控除する源泉所得税や雇用保険料が増えることがあるので注意しましょう。 追加分を当月現金支給する場合の処理の流れは以下のとおりです。

  1. 給与計算の再計算を行う
  2. 正しい給与支給額と誤った給与支給額の差額から不足額を算出
  3. 不足額と正しい給与明細を従業員へ支給

追加支給分を翌月精算する場合、不足支給額を「調整金」などの手当項目で計上し、通常の給与計算を行います。 しかし、不足分を翌月に精算して支給することは「賃金払いの5原則」の「全額払いの原則」に反します。金額の大小に関わらず、不足分は同月内に支給しましょう。

給与の過払いは現金回収か翌月精算で対処する

過払いに関しては法律に抵触しないため、翌月精算でも問題ありません。現金回収も可能ですが、従業員の状況に応じた対応をとるようにしましょう。 また過払い分を回収する場合、源泉所得税や雇用保険料が減ることがあるので注意します。 過払い分を現金回収する場合の流れは以下のとおりです。

  1. 給与の再計算を行う
  2. 誤った給与支給額と正しい給与支給額の差額から不足額を算出
  3. 過払い額と正しい給与明細を従業員へ通知し、過払い分を現金で回収

翌月精算する場合「調整金」などの手当項目でマイナス計上し、通常の給与計算を行います。従業員に通知することなく、過払い分を翌月の給与から差し引かないようにしましょう。

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給与計算においてミスが起こる3つの原因

給与計算ミスが起こる3つの原因について解説します。

法律を知らない

他の業務と兼任で給与計算を行う企業も多いでしょう。 給与計算は、年度ごとの各種保険料の改定や年齢による徴収項目の変化が絡んできます。そのため、担当者は常に法律の改定などの情報をキャッチアップしなければいけません。 しかし他の業務との兼任で正確な情報をキャッチできず、それが原因で給与計算ミスを招いてしまいます。

社内規則がない

法律で定められていない項目などを社内規則でルール化していない場合、ミスが起こる確率は高くなるでしょう。 就業規則などの社内規則は、さまざまな項目に対して明確なルールが必要です。 たとえば、インターネットで公開されている就業規則を利用する場合、実際の運用に即していないため抜けや漏れが多いです。そのためイレギュラーな項目に対応できず、給与計算ミスにつながりやすいでしょう。 また運用に即していない就業規則では、適切な項目を選定できません。 適切な項目が選択できないと、税金や年末調整などに影響が出る場合もあります。

社内規則を共有していない

給与計算を担当する部署の慣例や管理者の指示により、社内規則が適切に共有されないケースもあるでしょう。 また、入退社時の日割り計算の方法は企業によって異なります。そのため社内規則を確認しなければいけません。このチェックを怠るとミスにつながりやすいです。 社内規則が共有されるよう、適切な運用方法が求められるでしょう。

給与計算のミスを防ぐ方法

給与計算ミスを防ぐ方法を解説します。

給与計算システムを導入する

給与計算システムの導入で担当者の作業効率化・ミスの軽減が期待できるでしょう。 主なメリットは以下のとおりです。

  • 給与計算のあらゆる計算業務の一元化
  • 法令改正に自動対応
  • 労働基準法に則ったコンプライアンスの徹底
  • 多様化する雇用形態・労働形態にも対応可能
  • 給与明細の印刷や封入など業務の軽減化

さらに勤怠管理・人事システムとの連携で、社員情報の更新による徴収漏れや人材リソースの適正化が可能です。 自社の業務拡張や既存システムと連携ができるのかを視野に入れ、十分に検討しましょう。

給与計算の専任者を雇う

給与計算の専任者を雇うと給与計算のミス軽減が期待できるでしょう。また、ノウハウや知識を社内に蓄積することも可能です。 しかし専任者は法律の知識や経験があるため、雇うコストが負担になる可能性があります。さらに自社の業務フローが確立されていないとミスにつながりやすく、業務が属人化。そのため退職などにより作業がストップしてしまうリスクが大きくなるでしょう。 一方、そのようなリスク回避のため、給与計算を代行業者に委託する方法もあります。 代行業者は給与計算業務に特化しているため、正確で効率的な作業が可能。また専任者が必要ないため、業務の属人化を防げます。

外部に委託する

代行業者に在籍するスタッフは給与計算のエキスパート。したがって、従業員の作業による人的ミスを軽減できます。また法令改正にも適切な対応ができるため、給与計算に求められる正確性を担保可能です。 給与計算は業務フローが確立されておらず、ミスにつながりやすいです。 この業務フローを確立するためにも、実績のある企業への依頼を検討してはいかがでしょうか。

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給与計算のミスを防ぐために、代行を依頼してみては?

給与計算ミスの発生時には、現金支給や現金回収、翌月精算で対応します。 計算ミスの原因は以下のとおり。

  • 社内規則がない
  • 共有していない
  • 専門的知識の不足

これを防ぐ3つの方法は以下のとおり。

  • 給与計算システム導入
  • 専任者雇用
  • 外部委託

外部委託は、システム導入や専任者雇用よりもコスト削減が可能。質の高いサービスにより、計算の正確性も担保できます。ミス軽減のためサービスの依頼を検討しましょう。

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