何から始める?経理アウトソーシング導入ステップ

何から始める?経理アウトソーシング導入ステップ

経理業務は会社内で動いたお金を管理し、記録する大切な業務ながら、会計ソフトの普及である程度ルーチン化できる業務にもなっています。
一方で、日々のルーチン業務に加えて、決められた期日までに各種の書類を作成しなければならないので、月末・月初など決算前は業務量が増えて残業が続くという経理担当者も少なくありません。 「会社の成長スピードに経理部門の立ち上げが追い付かない」といった戦略的な理由や、「試算表を作成しても間違いばかりで意味がない」といった経理部門への不満など、さまざまな理由から経理アウトソーシングの導入を検討する企業も増えています。
今回は、経理のアウトソース化を目指す企業に向けて、具体的な導入ステップをみていきます。

iconトラブルを避ける経理アウトソーシングの導入

経理は会社のお金というセンシティブな情報を扱う業務のため、アウトソーシングによるトラブルを防ぐためには、事前の準備が必要です。

icon業務の切り出し

アウトソーシングする業務の範囲やどこで作業を行うかなどを検討します。

1.作業範囲
  • 記帳代行のみの依頼か、もしくは経理業務全体を依頼するか
  • 経理会計だけでなく、税務や財務の業務も依頼か
2.経理アウトソーシングでどういった効果を期待するか
  • コスト削減
  • 業務の標準化、作業の軽減
  • 経理部門の業務改善や効率化
  • 経理業務の見直し、部門の再構築などのコンサル業務
3.作業実施場所
  • アウトソーサーが社内に常駐する、もしく月の数日間来社して業務を行う
  • 業務を外部に切り出して、アウトソーサーの社内で行う

icon既存の社員や部門に対して理解を求める

アウトソーシングの活用を検討する際、経営側は経理業務の見直しやコストの削減といったメリットばかりに目がいきがちです。しかし、社員の側からすれば、これまで自分が担当していた業務をとられたり、雇用を脅かされるといった懸念を感じるかもしれません。

また、これまでの自分の業務や貢献に不満があったのかと、経営側への不信感につながることもあります。経理アウトソーシングの活用にあたっては、一度社内の経理データやワークフローを見直す必要がありますので、円滑な移行のためには現在担当している社員の協力が欠かせません。

とくに、古参の社員が経理業務を一手に引き受けているような場合や経理部門がある程度しっかりとしている企業の場合、アウトソーシングの導入にあたっては、担当社員の意見をきちんと聞き取り、納得の上で導入を進めていく必要があります。「ルーティン業務は外部のアウトソーサーに任せ、社員はより高度な仕事をしてもらいたい」など、導入目的を共有しましょう。

iconアウトソーシングまでのステップ

経理部門のアウトソーシング導入に社内の理解が得られたら、アウトソーサー探しに入ります。 「アウトソーシングの活用=コストの削減」というイメージを強く持っている場合、作業費用にばかり注目しがちです。どのアウトソーサーも、サービス内容は同じように見えるかもしれませんが、個人事業主や中小企業をメインにしている、もしくは、大企業や外資系企業の経理(IFRS対応)に強みがあるなど、企業ごとにサービス内容や強みが異なります。自社の規模や依頼したい業務の内容、企業の成長ステージなどに合わせた業者を選定しないと、あとで齟齬が生じる可能性があります。

また、経理情報というセンシティブな情報を扱うため、業者の信頼性も大切です。「会計、税務、社会保険等、高度な専門的スキルを持っている」「ISO27001などの国際認証を保有している」「アウトソーサーの担当者の定着率が高く、継続的な依頼が見込める」といった点に注目して、アウトソーサー選びを進めましょう。

icon経理や給与計算分野のアウトソーシング導入までのステップ

アウトソーサーが決定したら、業務の引き継ぎや運用に移ります。経理分野は、全ての企業がある程度業務を標準化している分野なので、経験や実績のあるアウトソーサーであれば、移行マニュアルがあるはずです。

とはいえ、あまり無理なスケジュールを組んでしまうと、引き継ぎ業務に対する負担が大きすぎて、社員の日常業務に支障をきたし、業務がうまく回らない可能性も出てきます。

また、業務移行期に社員とアウトソーサーのどちらがどの業務を担当するのか、明確にしなければなりません。期の途中でアウトソーシングに移行する場合もあれば、期首で行う場合もあるでしょう。いずれの場合でも、どちらが何をするのかを明確にしないと、支払いが漏れて取引先の信頼を損ねるといったことになりかねません。

経理業務をアウトソーシングすることで、これまで紙で申請していた経費や残業、出張の申請などをクラウド上のシステムに移行する、といったことも出てくるかもしれません。その場合は、給与計算システムや人事システムなどとの連携も必要になるので、総務や人事といった部署の協力も欠かせません。業務フローの変更を実施しなければならないケースもあり、社内の反発もあるかもしれませんが、将来を見据えた投資だと割り切って変化に対応しましょう。

iconまとめ

いまある業務を見直す、新たな体制を構築するというのは、想像以上に反発が強く、労力も必要になります。経理アウトソーシングの活用を検討する場合は、余裕をもったスケジュールを組むことをおすすめします。

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