なぜ文書保管サービスが必要なのか？
近年、文書の電子化が進んでいるとはいえ、まだまだ紙媒体での文書が主流であり、企業は多くの文書を抱えていることかと思います。
膨大な量の文書を自社内で保管するとなると、以下のようなデメリットの発生が予想されます。
- 文書がオフィスのスペースを圧迫し、管理コストがかさむ
- 必要な文書を探し出すのに時間がかかる
- 機密文書を盗難や災害から守れないリスクがある
文書保管サービスを利用し、外部の保管専用倉庫に文書を保管することによって、これらのデメリットを解消することができます。
文書保管サービスで、管理コストの削減！
現在、文書保管にどれくらいのコストをかけているでしょうか？
文書保管にかかるコストとはつまり、「保管スペースにかかる費用」のことです。
例を挙げて考えてみましょう。
- 都心のオフィスの賃料を1㎡あたり約5,550円と仮定
- 文書を保管するキャビネット1台分の必要スペースは1㎡とする
- キャビネットには3段の引き出しがあるとする
この条件で考えると、キャビネットの引き出し1段には、月々約1830円の費用がかかっていることになります。また、このキャビネットの引き出しを社員1人に付き1段を使用しているとすると、社員数100人の企業なら月々183,000円の費用がかかっていると計算することができます。みなさんの企業に置き換えると、どれほどの金額になるでしょうか？
それほどの金額をかけてまで、社内で保管・管理する必要のある文書だとしたら、このコストは必要経費となるでしょう。問題は、それらの文書が「社内に置いておく必要のない文書」である場合です。その場合は、そこにかかる管理コストは非常にもったいないものです。
しかし、実際はそのようなケースは非常に多くあります。企業には、会社法や税法などの法令によって「保存年限」が設けられている文書が数多くあります。そういった文書の多くは、普段の業務ではまったく使用する機会も必要もないものが多いのですが、保存の義務があるため適切に保存・管理をしなくてはなりません。当然、破棄することもできないため、保存年限が切れるまでは永遠に先ほど算出したような管理コストが発生してしまうのです。
文書保管サービスを利用し、外部の倉庫に文書を保存することにより、この問題を解決することができます。サービスによって異なりますが、文書管理サービスは、ダンボール1箱につき月々数百円で利用することができます。また、サービスを利用することにより新しくキャビネットを買い足す必要もないため、その分の経費も削減することができます。
その他のメリット
管理コストの削減以外にも、文書保存サービスを利用するメリットがあります。
メリット①文書を探しだす手間が省ける
多くのサービスでは「文書配送サービス」を行なっており、依頼をすればオフィスまで指定した文書を配送してくれます。
また、「文書電子化サ－ビス」を行なっているものもあります。これは、指定した文書のみを電子データ化し、そのデータをメールなどで送ってくれるサービスです。文書電子化サービスを利用すると、仮に緊急で文書が必要になったときでもすぐにその文書を閲覧することが可能になります。
文書保管サービスは文書を外部の倉庫で保管するわけですが、それを閲覧したい時にいちいちその保管場所まで行く必要はありません。また、これらのサービスを利用することで「必要な文書を指定するだけ」でそれを閲覧することができるようになるので、文書を探しだす手間を省くことができます。
メリット②セキュリティ対策を講じることができる
文書を保管する倉庫は、セキュリティ対策が万全に施されています。
まず、万が一の災害に備え、耐震・耐火構造がしっかりした倉庫に文書が保管されます。これにより、地震や火災が発生しても大切な文書を守ることができます。また、24時間体制の警備システムが完備されているため盗難などの心配もありません。文書保管サービス業者が責任を持って保管・管理をしてくれるのです。
文書保管サービスを利用することにより、自社のオフィスや倉庫ではなかなか実現できないような高レベルのセキュリティ対策を施すことができるようになります。
まとめ
本記事では文書保管サービスについてご紹介しました。文書保管サービスの必要性や利用メリットをご理解いただけたでしょうか。
一度、自社の文書管理コストがどれくらいかかっているのか計算してみることをお勧めします。想定よりも、大きな数字が出てくるかもしれません。
文書保管サービスを上手に利用して、無駄なコストを削減しましょう。