【入門・社宅管理代行】②社宅管理
を代行するメリット

入退去にまつわる契約手続きや従業員の管理など社宅管理には大きな工数がかかります。そうした中、社宅管理の専門企業が増えてきて、管理業務を代行するケースが増えてきました。ここでは、社宅管理業務を代行するメリットについて解説します。

そもそもアウトソーシングとは

そもそもアウトソーシングとは

外部(アウト)から経営資源(リソース)を調達する(ソーシング)することです。ここでいわれる経営資源とは、主に人や、人に付随するサービスで、仕事を担う人や提供されるサービスを契約によって外部から調達し、企業活動に生かす経営手法のことです。

アウトソーシングには委託側企業と受託側企業(アウトソーサー)があり、委託側のサービス要求の多様化に応えて、さまざまな業務機能や形態を持つに至ります。当初、会計や税務などの定型的で外部の専門家に任せた方が高い品質を得られる業務や、工場の作業など繰り返し制の高い業務がアウトソースされてきました。

その後、自社リソースである従業員をより重要な業務に就けるため、それ以外の業務をアウトソースすることが一般化されました。給与計算や建物管理、警備、システム開発、事務仕事の派遣社員化はまさにこの流れです。

最近では、単なる不足リソース・設備の補てん以上に、所有しないことによる変化対応力の向上、効率、スピード、品質の獲得、企業の再構築を実現する経営手法となっていきています。

社宅管理代行サービスとは

社宅管理代行サービスとは、主に借り上げ社宅の契約や解約、従業員の入居、退去の管理を中心とした関連業務について、企業の代わりに処理を担う代行アウトソーシングサービスのことです。社宅管理業務は、賃貸物件を探すことから、それに伴う業務には専門知識が必要なため、多くの企業で活用されています。 サービスには以下の種類があります。

社宅管理代行サービスとは

物件の手配
  • 全国の提携不動産会社からの物件情報の提供
  • 社宅管理規定に合致する物件情報の提供
  • 入居者の希望に合致する物件情報の提供
  • 上記物件から選択された物件の下見の手配
新規契約時
  • 希望物件への申込
  • 契約条件の内容確認
  • 契約書・重要事項説明書への署名・捺印代行
  • 契約書類の回収・保管
  • 鍵の受け渡し
  • 入居のご案内
  • 入室時対応業務
  • 入居者及び家主・管理会社との対応及び折衝
賃料等の支払い業務
  • 新規契約時代金の支払
  • 毎月の家賃支払
  • 更新料更新手数料の支払
  • 解約時修繕不足金
契約更新時
  • 更新時期の到来連絡
  • 更新通知の受領
  • 更新条件の精査・交渉
  • 更新料支払い代行
  • 更新契約書作成
  • 新契約書類の署名・捺印
  • 更新契約書類の回収・保管
  • 更新契約書の保管
解約時
  • 解約申込受付
  • 管理会社・家主への解約通知
  • 鍵の返却
  • 原状回復費用の内容精査・交渉
  • 解約精算
  • 敷金残高管理業務
  • 解約書類の作成・提出
  • 解約書類保管
帳票作成
  • 入居精算明細
  • 解約精算明細
  • 更新時精算明細
  • 月例支払明細
  • 敷金残高表
  • 月次請求書
  • 返金明細
  • 支払調書の作成
その他
  • 入居者入替手続き・諸連絡
  • 退室時ルームチェック及びリフォームの手配
  • 社宅担当者様への定期報告
  • トラブル・苦情の対応

従来、社宅と言えば、自社保有物件が大半を占めてきたのですが、不況時にはその自社物件が足かせとなり、多くの企業で自社保有社宅を手放さざるを得ない状況に陥りました。とはいえ、福利厚生の一環として社宅は欲しい。そこで、借り上げ社宅という制度が社宅制度の中心を占めるようになってきました。

ところが借り上げ社宅の場合、家主が法人だけとは限らず、個人の場合もあり、また、物件が分散した場合、個々の家主と契約しなければならず、また、契約するにおいては、専門的な知識も必要となることから、管理部門内では、煩雑であり、手間もかかる業務として、外部に委託できないかと考えられていました。

一方、不動産管理会社では、上記の煩雑な業務を請け負う代わりに自社物件を紹介できるメリットもあり、また、企業によっては毎年のように異動があり、安定的な収入源として考えることができることから、まずは、社宅管理のアウトソーシングをメインにして、ビジネスを始めるところが多くありました。

社宅管理代行サービスを活用するメリット

専門知識。ネットワークという外部リソースを活用できる

管理部門の従業員が宅建等の知識を持っていれば別だが、通常は不動産の賃貸についての専門知識を持っている人は少ない。先に記したように家主との賃貸契約を個々に締結したりする場合の専門知識を外部に委ねたり、企業によっては全国に渡り借り上げ社宅を手配する場合、個人レベルのネットワークでは最適な物件が探しきれない。外部の専門家と全国にまたがる不動産ネットワークを活用できるメリットは、管理部門の事務手間を削減するだけでなく、利用する従業員にとっても、多くの物件から選択できるというメリットは大きいはずです。

窓口一つで全て簡潔する

企業規模が大きくなればなるほど、管理する借り上げ社宅の数も多くなってきます。それを個々に管理するとなると、そして、その契約時期もばらばらであると、管理部門の事務作業は膨大なものになってしまいます。全国規模で対応できる社宅管理代行会社に委託できれば、その煩雑な事務処理が一括で済むことになります、全国どの物件であっても、窓口は一つで済み、また、同一企業内での異動であれば、家賃の相殺等が可能となり、複雑な支払管理業務からも解放されます。入居者の対応も一つの窓口で済むので、管理側、利用者側ともにメリットが大きくなります。

膨大な季節業務から解放されます

一般的に人事異動は年度末に集中します。そして企業規模が大きくなると、異動する従業員数も多く発生してきます。それを全国規模で対応するとなると、特定のその時期に、膨大なマンパワーが必要となります。そのピーク時にあわせて人員を確保したとしても、通常時期では、当然に余剰人員となってしまいます。外部に委託することで、特定の土器の膨大な事務作業を通常人数で対応でき、コスト削減が必須の現代において、無駄な人員を抱えることも、あるいは、ワークライフバランスが求められる現代において、特定の時期に膨大な残業時間が生ずることも避けられます。

上記のメリットを享受することにより、社宅管理部門が本来行うべきコア業務に特化することができます。定例的な業務で、判断基準も一定、そして何より専門知識を活用できる社宅の管理業務は、アウトソーシングするメリットは大きくあります。

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