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人事労務担当者に朗報 マイナンバーの導入はアウトソースで安全・確実に対応 2015年10月から通知が始まるマイナンバーの導入。どのような対応をしなければならないのか?またアウトソースでできることとは?制度の概要、アウトソースのメリットを解説します。 マイナンバー対応のアウトソースを検討する

マイナンバー制度とは? ~その概要と導入の背景~

マイナンバー制度とは、住民票を有する国民全員を対象とし、個人の基本情報(氏名、性別、住所、生年月日)を関連付けた個人番号を付番する仕組みのことです。
この制度によって、各行政機関に存在している個人情報が同一人物の情報であることが容易に確認できるようになります。現状では対応工数のかかる行政サービスを効率化し、国民の申請・届出などの手間を省略することがねらいとされています。
また、社会保障・税制度の透明性を高めることで給付の不正受給を防止し、本来給付されるべき対象者に正しく給付される公平・公正な支援を行うことができます。

導入目的 公平・公正な社会の実現 行政の効率化 国民の利便性の向上 氏名 住所 性別 生年月日 個人の基本情報を関連付けている

どう利用されるか? ~業務にどう関わっていくのか?~

現状では証明書などの提出書類が必要になった際、各行政機関に訪問して書類を取得する必要があります。マイナンバー制度が導入されることで、書類の取得が不要となりそれまでかかっていた金銭的コスト、時間的コストを節約することができます。

変更イメージ(社会保障給付を申請する場合)

現状 市役所等 取得→ 納税証明書 企業 取得→ 源泉徴収票 税務当局 取得→ 納税証明書 申請等→ 納税証明書 源泉徴収票 社会保障関係部局 ⇒ 今後 申請等(番号付)→ 税務当局 情報共有 所得情報⇔ 社会保障関係部局 情報共有 所得情報⇔ 市役所等 企業 源泉徴収票(番号付) 給与所得支払調書(番号付)→ 各機関を訪問し、証明書等を入手する金銭的、時間的コストが節約できる。

人事労務担当者の業務では・・・ マイナンバーを法定調書、支払い調書などに記載する必要あり

税分野 ・源泉徴収票の提出・支払調書(報酬、料金など)の提出など 社会保障分野 ・保険給付の支給・保険料などの徴収
マイナンバー制度の対応を相談する

導入スケジュール ~通知から利用まで~

導入スケジュールで抑えるべきポイントは3つ
まず2015年10月にマイナンバーが記載された「通知カード」が郵送されます。企業では社員のマイナンバーの確認・登録を行います。続いて2016年1月からはマイナンバーの利用が開始されます。翌2017年1月からは情報提供ネットワークシステム「マイ・ポータル」の運用が開始予定です。これはマイナンバーに関連した自身の情報をインターネット上で確認できるもので、行政機関からのお知らせを受け取ったり、各種社会保険料の支払や確定申告等を行う際に参考となる情報の入手等が行えるようになる予定です。
今後は利用範囲が拡大される予定
マイナンバーの利用範囲は順次拡大していく予定で、結婚出産などの戸籍情報の手続き、パスポート発行、金融機関や医療介護の事務手続きに置いての利用が検討されています。
2015年10月マイナンバー通知スタート 2016年1月マイナンバー利用開始 2017年1月マイ・ポータル運用開始 順次利用は拡大していく予定

MEMO 通知カード個人番号カードの違い

通知カードは2015年10月に住民票の住所に送られるカードです。記載内容はマイナンバー、氏名、住所、生年月日、性別でこのカード単体では本人確認ができません。
個人番号カードは2016年1月以降に市町区村の自治体窓口で通知カードを提示して受け取ることができます。通知カードの情報に加え、顔写真とICチップがついています。カード単体で本人確認が可能で、電子証明にも利用できる予定です。
尚、個人番号カードの取得は強制ではありません。が、個人番号カードの利用メリットを考えると利便性の向上が考えられるので、政府としては取得を推奨していくようです。

記載内容 受け取り 個人証明 通知カード マイナンバー、氏名、住所、生年月日、性別 住民票の住所に送付 単体では証明不可 個人番号カード マイナンバー、氏名、住所、生年月日、性別、顔写真、ICチップ 自治体窓口で受け取る。(要通知カード提示) 運転免許証と同様、単体で証明可能。電子証明にも対応。

導入の影響は? ~導入に際して対応すること~

制度の導入に際して人事労務担当者が行うことは、回収、登録、保管、運用の4つあります。それぞれ実施するまでに準備が必要で、計画的なスケジュールを組むことが重要です。

1.回収・登録
マイナンバーの通知が開始されたら、社員のマイナンバーを回収し、登録しなければなりません。まず通知が開始になる前に社員へ制度の説明を行う必要があります。そして通知カードと身元確認証の提出を呼びかけます。企業規模が大きいほど、回収登録には工数がかかりますので、事前に対応するフロー、ルールを用意しておく必要があります。

Check 広報(啓蒙)、業務フローの作成・整備

2.保管・運用
回収登録が済んだら、利用に向けてマイナンバーを保管、運用していきます。マイナンバーは特定個人情報にあたるので、情報漏えい時には個人情報保護法、番号法によって厳しく罰せられます。情報漏えいリスク対策として、個人情報とマイナンバーを切り分けて管理する必要があります。また、書類にマイナンバーの記載が必須となるので現在使用している人事給与システムの改修も必要になる可能性があります。セキュリティ環境の見直しは大きなプロジェクトになるので大きな対応工数と費用がかかることが予想されます。

Check システム改修、情報漏えい

導入対応には大きな工数と費用がかかる…

対応をアウトソースしませんか?

上記のように自社で制度の導入を対応しようとすると大きな負担がかかります。そこでアウトソースという選択肢があります。導入対応を貴社に代わって給与計算アウトソーシング会社が対応します。多くの企業の人事給与情報を扱っている会社なのでセキュリティ面の信頼度が高く、マイナンバーの運用だけではなく給与の計算支払いまでワンストップで対応することも可能です。今回の制度導入をきっかけにアウトソースを検討してみてはいかがでしょうか?

社内広報 回収 登録 保管 運用(記載) 計算支払い ↓ アウトソースすることで対応工数・コストを削減できます
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