給与計算アウトソーシング会社を選ぶ際に気をつけたい5つのポイント

今回は、「給与計算アウトソーシング会社の選び方」と題して、実際にどのような判断軸でアウトソーシング先を選ぶのが良いのか、5つの点に関してご説明していきます。

5つの選定ポイント

料金

まず、給与計算アウトソーシング会社を選ぶ場合として「料金」が挙げられます。せっかく外部に依頼するのであれば金額は安い方が嬉しい、という気持ちにはなりますが、額面だけで選ぶのではなく、自社にとって「何が必要なのか」ということを考えておく必要があります。個々の社員のタイムカードの集計も含めてアウトソーシングしたいのか、それとも、集計は社内で行ない、それ以降の処理をアウトソーシングしたいのか、といったことによっても金額が異なります。アウトソーシング会社にどのような役割・業務を求めるのか、を明確にした上で比較検討するようにしましょう。

・価格の安さだけで決めない
・何が必要なのかを把握する→どこからどこまでアウトソースするか
・アウトソーシング会社に求める役割を明確化

専門性

給与計算の業務と言うのは、正確性はもちろんのこと、労働保険や社会保険に対する専門知識が必要となります。給与計算はルーチン業務のようなイメージがありますが、実際には「社員がケガや病気をした」「産休などの休業に入った」「社員同士のトラブルが生じた」など予想外の事態が起こることもあります。人事労務に関する専門的な知識をもった会社であれば、社会保険のしくみや法律に対応したきめ細やかな対応を期待できます。

・給与計算業務の正確性
・労働保険や社会保険に対する専門知識の有無

対応力

一社を複数名で対応することができる比較的規模の大きなアウトソーシング会社であれば、一担当者が不在の場合も別の担当者に確認することで、迅速かつ柔軟な対応が期待できます。しかし、規模が小さくとも、一人の担当者が専門的な質問等に対しても迅速に細やかに対応してもらえるというメリットもあります。しかし担当者が不在だと返答・対応が遅くなるということも想定されます。月次の給与計算業務の中で、どれほどのスピードを求めるのか、どれほどのボリュームのデータを処理するのか、等を検討する必要があります。

・企業規模の大小にとらわれない
・迅速かつ柔軟な対応ができるか
・データの処理能力がどれくらいか

サービス内容

一口に給与計算と言っても、実際には月次の給与計算・賞与計算の他にも年末調整や労働保険料の申告業務や手続きなど、付随してさまざまな業務があります。労働保険や社会保険の手続きは法的に社労士にしか認められていない独占業務であるため、アウトソーシング先によっては手続きの部分は別途社労士事務所と契約しなければならないケースもあります。アウトソーシングによって、人事労務業務全体の生産性を高めるのか、それとも一部の給与計算業務についてのみ効率化をはかるのか、検討することが必要です。

・労働保険、社会保険の手続き対応→別途、社労士との契約が必要か
・人事労務業務全体の生産性を高めるor一部の給与計算業務の効率化

自由度

給与計算を行うためには、社員の出退勤のデータが必要になります。タイムカードであったり、エクセルデータだったり、場合によっては手書きなどという会社も少なくありません。アウトソーシング会社によっては、業務をスムーズに行うために出退勤データを決まった形式で提出しなければならず、それに伴って社内の業務ルールを変更しなければならないことがあります。社員に対する説明をどのように行ない周知するのか、各部署にどの程度まで権限移譲するのか等、事前に整理しておくと良いでしょう。

・データ提出の形式は決まっているか
・社内の体制の把握(どの程度まで権限委譲ができるかを確認)

“丸投げ”は厳禁

以上を踏まえると、アウトソーシングする場合には、どの程度の業務まで社内で行なうのかを整理し、組織の規模(社員数、部署数等)、業務処理のスピード(例えばタイムカードを回収するまでにどれほどの時間がかかるのか等)、付随案件の有無(人事労務に関する相談事がどれほどあるか)を踏まえ、アウトソーシング先を選定していく必要があるでしょう。

一番良くないのは、「アウトソーシングなのだから、全て任せてしまえば大丈夫」という“丸投げ”のスタンスです。アウトソーシングを行なうことが、自社内で関わる個々の業務効率の向上にもつながり、人事労務部門としての生産性が高まる、ということ意義を理解し、部署としての改善・改革にも積極的に取り組むようにしましょう。

執筆:日本ES開発協会 会長 矢萩大輔
http://www.jinji-es.com/

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