全部お任せは危ない!
給与計算をアウトソーシングす
るために気をつけること

給与計算業務をアウトソーシングする場合、単に「一括して任せる」というスタンスではなく、社内においても業務の改善に取り組み、組織の生産性向上のために組織変革を行なっていくことが重要です。

アウトソーシングする場合の一般的な注意事項について確認したいと思います。

窓口となる担当を決め、ノウハウの蓄積と情報管理が肝

1.ノウハウの蓄積

給与計算をアウトソーシングする際のメリットとして、社外に自社の状況が分かっている人がいるというのは大きいのです。と言いますのも、急に自社内の担当者が退職してしまった場合など社外に状況が分かっている人がいれば、業務を止めることなくすぐに対応が可能だからです。
しかし、給与計算に限った話ではありませんが、業務の一部を社外に出すということは、その業務のノウハウが社内に残らないということになってしまいます。そのため、給与計算そのものは外部に出すとしても、社内に最低でも1名は自社の状況が分かる人材を育成しておくと良いでしょう。

2.担当者への配慮

どのような仕事であっても、いざ自分の仕事が減ってしまうとなると「あれ?自分は必要とされていないのかな?」と気持ちが落ち込んでしまうものです。
給与計算をアウトソーシングする場合には、それまで給与計算を行っていた担当者へねぎらいの言葉をかけてあげるなどケアをしてあげるのがベストです。
なぜなら、社内のモチベーションと言うのは一人でも低い人がいると、周囲へ大きな影響を及ぼすものだからです。

3.情報漏えい

業務を減らすためにアウトソーシングしたはずなのに、業務が増えてしまうという本末転倒になってしまうケースもあります。給与計算を外部に依頼するということは、アウトソーシング会社との窓口になる人材が必要になります。もちろん全体的には給与計算に関する業務量は大きく減るのですが、社内で必要な情報をまとめ外部のアウトソーシング会社に処理を依頼する役割を担う人材が必要になります。

4.業務が増える

給与計算をアウトソーシングする際のメリットとして、社外に自社の状況が分かっている人がいるというのは大きいのです。と言いますのも、急に自社内の担当者が退職してしまった場合など社外に状況が分かっている人がいれば、業務を止めることなくすぐに対応が可能だからです。
しかし、給与計算に限った話ではありませんが、業務の一部を社外に出すということは、その業務のノウハウが社内に残らないということになってしまいます。そのため、給与計算そのものは外部に出すとしても、社内に最低でも1名は自社の状況が分かる人材を育成しておくと良いでしょう。

給与計算に必要な能力と連絡調整に必要な能力は別物

アウトソーシングして業務効率をはかる、と言っても、社内においてある程度の「手間」をかけなければならない、ということを理解せねばなりません。
特に、「4.業務が増える」の所でも少し触れていますが、アウトソーシング会社との窓口(連絡役)として人材の存在は重要です。

通常は、それまで給与計算を担当していた社員がそのまま窓口となるケースが多いのですが、そもそも正確に給与を計算できる能力と社内外の人間と正確に情報をやり取りする能力は別物です。

給与計算をする能力と言うのは、いかに正確に仕事をこなせるかが問題になるのですが、社内外の人間とやり取りする能力と言うのはコミュニケーション能力と管理能力が必要となります。

特に大きく変わるのは、社内で給与計算をしている場合には、足りない情報があったとしても、その都度、社内の人間に確認をすればよいのですが、アウトソーシングに出す場合には、事前にしっかりと情報をまとめておく必要があります(管理能力が必要ということです)。
もちろん、情報の不備がある場合などもありますから、後から社内外とやり取りをする必要もあります。

せっかくアウトソーシングに任せたのは良いが、仕事の内容が大きく変わるため、社内の担当者がむしろ忙しくなってしまうという本末転倒の結果になってしまうケースもあります。
アウトソーシングに切り替える際には、担当者の適正に応じて、担当を変更することも考慮してもいいかもしれません。
業務を外部に出す場合であっても、きちんと社内でノウハウを蓄積しつつ改善出来る体制を作っていくことが大切になっていきます。

執筆:日本ES開発協会 会長 矢萩大輔

http://www.jinji-es.com/
  • ようこそゲストさん
  • 無料会員登録をすると、多くの便利な機能がご利用いただけます。
  • ログイン
  • 新規会員登録
PAGE TOP