給与明細書って発行しな
いと駄目ですか?

給与明細書の作成方法

経理担当者にとって、従業員への給与計算と支払い業務は大変重要で負担も大きな業務です。表計算ソフトなどを使って給与計算をしている中小企業の経理担当者にとって、意外と面倒くさいのが、給与明細書の作成です。できることなら発行したくない……実は、労働基準法には給与明細書の発行義務はありません。でもそんなことって許されるのでしょうか?

で給与計算の根拠を示す

給与明細書は労働基準法上では従業員への発行が義務付けられていません。ところが、所得税法には交付が義務付けられており、さらに健康保険法、厚生年金保険法、労働保険徴収法には計算書の発行が義務付けられています。
つまり、給与明細書は発行しなければならないということです。

では、どこまで記載しなければならないのでしょうか?

厚生労働省の通知(H10.9.10 基発第530号)によると、下記の事項を記載するように示しています。

  • 基本給・各手当を種別ごとに記載
  • 源泉徴収税額・社会保険料額等、控除した項目ごとの金額
  • 支払った金額(手取り額)

給与明細書は支払いの証明・根拠となるものなので、より詳細な項目を記載することが、会社側にとっても従業員側にとっても大切です。

有給休暇の取得日数や残日数などは法律上お記載義務はありませんが、給与計算上の根拠ともなるので日数を明記するほうがよいでしょう。

各種法改正や社内制度をしっかりケアすることが重要

給与明細に記載する項目は「就業項目」、「支給項目」、「控除項目」の3つです。

それぞれの項目に何を記載していくのかをみていきましょう。

出勤日数、有給休暇、欠勤数や残業時間などを記載します。

基本給と各種手当に支払い項目を分けるのが一般的です。

基本給などは本給、職能給、職責給などの名目で支給します。各種手当も含め、会社によって名目や支払いのルールが異なるので、就業規則を把握することが重要です。また、家族手当や住宅手当などは扶養家族の人数に応じて支払われるケースが多いので、従業員の家族構成なども把握しておく必要があります。

また、人事異動による支払い項目の変更にも注意を配る必要があります。

給与からいわゆる天引きする項目です。社会保険料や労働保険、所得税、住民税、その他会社の積立金などを記載します。

健康保険料率や雇用保険料率は4月に、年金保険料率は9月に改定されます。また、住民税は6月など変更時期が異なるので注意が必要です。また、満40歳からは介護保険料の支払いも発生します。

このように、給与支払いは、保険料率の変更時期や従業員個々の家族構成、などの変更にこまめに対応していかなければなりません。

人事部門と密に連携を取り、さまざまな変更にフレキシブルに対応できるようにしましょう。

給与明細書の作成は、手間がかかるうえ、各種制度に精通する必要があるため、非常に高いスキルが求められます。最近では給与計算そのものをアウトソーシングして、社員には本来の業務に専念させるという企業も増えているようです。

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