本当にメリットがあるのか?給与計算アウトソーシングの導入事例

本当にメリットがあるのか?給与計算アウトソーシングの導入事例

毎月必ず発生する給与計算。社員全員分の勤怠情報を集計、データ入力、時間外勤務手当等の支給のための勤務状況のチェック、各種保険料の従業員負担分の計算と控除、給与明細の発行……と工数が多く煩雑な一方で、誰がやっても同じ結果が出る定型業務です。
しかし、労働契約の根幹をなす重要な業務であるため、決められた期日までに完了させるスピードと正確性が求められます。

昨今、企業のコアコンピタンスを重要業務に割り振り、経営基盤を強化するために、BPOを活用する動きが活発化しています。給与計算をアウトソースすれば、担当社員の業務の軽減が図れるだけでなく、経営面でもさまざまなメリットが生まれます。今回は、給与計算アウトソーシングの活用事例とメリットを、3つの観点から紹介します。

icon事例①人事業務の効率化!

人事・総務部門の業務は多岐にわたります。社員の異動や退職・昇進・評価などの管理、新卒・中途採用などの採用活動、社員の給与待遇の決定など。会社や組織内での「人」に関わる業務のすべてがその範ちゅうといえます。

「人財」という言葉があるほど、社員は大切な会社の経営資源です。人事部門は、社員がより働きやすくパフォーマンスを出すことができる環境づくりを目指すべきといえます。

icon 定型業務のアウトソース化で事業体制を強化!

専門商社のA社は、今後10年間の中期経営計画を策定するうえで、人事制度の見直しなどの企画・立案・調整業務を人事部門のコア業務と位置づけ、定型業務はアウトソースする判断を下しました。その上で、現行の業務フローを見直した結果、勤務表チェックなどを含む給与計算業務をアウトソースすることに決定しました。

その結果、アウトソーシングにより生じた余剰人員を非生産部門である間接部門から営業部門へ再配置するなど、事業体制の強化につなげることができました。

icon事例②業務フローの統一化

社内業務をアウトソーシングするためには、ある程度業務内容とデータが整理され、標準化されている必要があります。立ち上げ間もないベンチャー企業や人的資源のとぼしい中小企業などでは、業務フローの策定にまで手がまわらないことが多いものです。

しかし、業務を属人化してしまうと、担当スタッフの急な休職や退職といった事態が発生した際に、リカバーできなくなります。給与計算は定型業務ですが、給与の支払いが遅れたり不正確だったりすると、社員や社会的な信用を損ねることにつながるので、たとえ担当スタッフが抜けたからといって、穴をあけるわけにはいきません。

また、グループ会社を多数抱えるような大手企業の場合、関連会社にも同一のサービスを導入することで、グループ各社間での定型業務における業務フローの統一化が図る効果が見込めます。

icon業容拡大に伴い業務フローを標準化し効率アップ

小売業のB社は、店舗数の拡大と社員数の増加にともない、複雑化してきた人事業務を標準化する一方で、定型業務のアウトソーシングに踏み切りました。

その結果、各店舗でおのおの行っていた勤怠管理を本部で一元化し、透明化するとともに業務の効率化を図ることに成功しました。

icon事例③年末調整の効率化

紙媒体の申告書・証明書類を多量に取扱う年末調整の時期は、人事・経理部門の最繁忙期です。毎年この時期は、担当部門の残業が常態化したり、派遣・アルバイトスタッフを雇用して一時的に人員を手当てするという企業も多いのではないでしょうか。

icon年末調整のみをアウトソーシングすることも可能

日本全国に拠点をもつシステム開発会社C社では、年末調整を手作業で行っていました。各拠点の社員がそれぞれ手書きで申告書を作成するため、年末にかけて記入方法に関する問い合わせや提出状況の確認に追われ、本来の業務が後回しになり支障をきたしていました。

さらに、社会保険制度などは頻繁に改訂されるため、担当者は都度その変更に合わせて社内規定やシステムの修正対応をしなければなりません。こうしたアップデートに対応するため、年末調整時期は派遣社員を増員して対応していました。

C社は、通常の給与計算はインソースで対応する一方、年末調整のみをアウトソースすることで、年間業務量の平たん化を実現しました。

iconまとめ

ここまで、給与計算業務をアウトソース化した企業について、それぞれ3つの視点から紹介しました。一般社員が行えば単なる定型業務にすぎない給与計算も、専門家に任せることで知識と経験に裏付けされたノウハウの提供を受けられ、業務フローの改善につながります。

ビジネス環境が厳しくなる中、限りある経営資源の価値を最大化するために、給与計算業務といった定型業務のアウトソーシングを検討してはいかがでしょうか。

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