「管理部門の業務過多、最善策に経理アウトソースを挙げる理由」

人事、経理、総務といった管理部門は企業が活動する上でなくてはならない部門です。ただ、中小規模の企業では営業活動に人的リソースの比重を置くことが多く、管理部門は少数、または経営者が対応するケースも少なくありません。管理部門の業務は基本的に業務負担と人員の増加が比例します。企業が好調で拡大をしていく一方で、管理部門が業務過多で悲鳴をあげている…という話もよく聞きます。管理部門がうまく機能しないことは企業活動が滞ることに直結します。対策としては以下の3つが挙げられます。

管理部門の業務過多、解決方法は3通り

1システムの導入及び入れ替え

システムは導入することで業務を効率化及び自動化できるメリットがある一方、設備投資にコストがかかるケースが多く、最適なシステム要件を定義するために時間をかける必要があります。
また、仕様にはないイレギュラー対応には弱いという特徴もあります。

2体制の見直し及び人員追加

企業にとって最適な体制が用意できれば永続的なパフォーマンスが期待できます。加入した方がパフォーマンスを発揮するための期間とコストを考えると人的リソースにある程度の余裕がなければできません。

3業務アウトソーシング

業務の専門家に対応してもらうことで、社内のリソースを使用せずに求める成果を得ることができます。
コストも依頼する業務量と範囲で変わるので、“足りない人手をお金で買う”という考え方をすれば非常に効率的な対策です。ただ、デメリットとしては外部委託になるので社内にナレッジは残らず、コストも一定額が委託をしている限りはずっとかかるということが挙げられます。(ランニングコストをデメリットととらえるかは企業によって異なってきます)

上記3つの対策を時間(即効性)と初期コストの観点で見比べると、業務アウトソーシングがこの中では導入検討がしやすいといえます。

管理部門の業務アウトソーシングサービスには様々な種類があります。その中でも経理業務はアウトソースがしやすいと言われています。

月間年間のスケジュール

理由1:業務のスケジュールが決まっている

出納管理、記帳、支払処理など、経理の業務はどの企業においても共通しているものが多く、また月間年間のスケジュールもどの会社においてもある程度は同じなので外部に出しやすいという特徴があります。

専門的な知識

理由2:業務が専門的

経理の業務には専門的な知識が必要なものが多く、社内で対応する場合にはその知識を持つ人がいないとかなり工数がかかります。それだけではなく、数字のミスは企業に損害を及ぼす可能性があるのでミス防止の対策を講じるとなるとさらに工数は増します。アウトソーシング会社は専門家の集団なのでこのようなリスクはなくなります。

融通がきく

理由3:融通がきく

管理部門の中でもこの経理の分野はアウトソーシングの歴史が長く、専門会社が多く存在するという特徴があります。よって、サービスも充実しており経理業務を丸ごとアウトソースするのか、あるいは一部分のみアウトソースするのかなどの融通がききます。(例:記帳代行のアウトソーシング)
また、システムではなく人が対応するので法改正などの変化にも柔軟に対応してもらえます。

アウトソーシングの先に目指すもの

アウトソーシングの活用においては管理部門をどうするかによって方向が変わってきます。

A.継続活用

アウトソーシングにかかるランニングコストは必要経費として捉え、経営資源をその他の対象に投資する

B.内製化を見据えた活用

リソースの関係でアウトソースはするものの、いずれは内製化をするつもりなので専門家からノウハウを吸収する

企業の状態、計画によってこれらは分かれるところです。Aなら業務全般をアウトソースするかたちになりますし、Bなら社内に担当を置いてアウトソーシング会社の窓口対応を任せて知識を蓄えていく必要があります。

管理部門をこの先どうしていくか?
この点を考えた上で、専門会社に一度相談してみてはいかがでしょうか?

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