文書保管サービスを選ぶ時に考えるべきこととは?

文書保管サービスを選ぶ時に考えるべきこととは?

文書保管サービスとは、企業が保有する文書を専用の倉庫で保管・管理してくれるサービスです。このサービスを利用することで、オフィスにおける保管スペースの縮小やセキュリティの向上といったメリットを得ることができます。

文書保管サービスと一口に言っても、その保管対象や保管形態、サービス内容は事業者によって異なります。本記事では、その違いを整理し、文書保管サービスを選ぶ際のポイントをご紹介します。

icon「何を」、「どのくらい」、「どこに」保管したいのか

文書保管サービスの利用にあたっては、「何を」、「どのくらい」、「どこに」保管したいのかを明確にする必要があります。サービスによっては保管できないものがあったり、少量では受け付けてくれない場合があるからです。また、立地場所によってセキュリティレベルや実際に保管場所に文書を閲覧しに行ける頻度にも差が出てきます。

■保管対象 「何を保管するのか?」

サービスによっては、文書以外のものを保管することができます。 例えば、磁気記録媒体(FD、CD、DVDなど)、図面、絵画、書籍などが保管対象となる場合があります。

■保管形態 「どのくらい保管するのか?」

文書は専用のダンボールに保管される場合が多いですが、サービスによってはファイルケースやファイルでの保管を選べるものもあります。

ダンボール1箱分から受け付けてくれるサービスも多くあるため、少量の文書でもサービスを利用することが可能ですが、そうでは無いケースもあるので注意が必要です。

■保管場所 「どこに保管するのか?」

倉庫に並べられている棚に保管する場合とその企業専用の個室に保管する場合とがあります。 当然、専用の個室へ保管した方がセキュリティレベルはより高くなります。個室への入室は、IDカードもしくは生体認証システムによって制限されるため、企業の担当者しか入室を許可されない仕組みになっています。

機密文書などを保管する場合には、専用個室での保管が推奨されます。

それとは別に、その倉庫自体がどこにあるのかということにも注目する必要があります。例えば、外部に保管はしているものの、頻繁にその文書を使用する可能性がある場合、オフィスから遠い場所に倉庫があると非常に不便です。そういうニーズに対応するために、「立地が都心である」ということを売りにしているサービス業者もあります。

また、東日本大震災などを機に防災意識が高まっていることを受け、地盤の強い場所へ倉庫を構えるサービス業者も出てきました。そのような立地だと、アクセスのしやすさは度外視されてしまいますが、それでもより確実に大切な文書を守ることができます。以下で詳しく説明しますが、近年では「文書電子化サービス」が登場し、インターネットを介してすぐに保管している文書を見ることもできるため、このようなセキュリティ対策が万全な立地を求める声は増えているようです。

自社が何を優先すべきかを考え、保管場所を選択していく必要があります。

iconどんなサービスが必要か

サービス事業者によって、提供しているサービスにも違いがあります。どのようなサービスが必要なのかということも、事前に確認しておく必要があります。

ここでは、代表的なサービスを4つご紹介します。

■箱詰め代行サービス

文書保管サービスを利用するにあたっては、文書をダンボール等の保管箱に収納し、オフィスから運び出す必要がります。箱詰め代行サービスは、その箱詰め作業をサービス業者が代行してくれるサービスです。

作業を行うのは、ファイリングデザイナーや文書情報管理士といった文書の専門家である場合が多く、彼らに任せることによって文書を保管年数や重要度合いに応じて整理しながら保管してくれます。文書の量が膨大な場合、その収納にはかなりの時間や労力がかかってしまいます。

このサービスを利用することによって手間を省くことができ、それにかかる時間や人件費を削減することができます。

■文書配送サービス

文書配送サービスは、保管している文書の配送を行ってくれるサービスです。依頼をすれば、指定した文書をサービス業者またはサービス業者に依頼された配送業者がオフィスまで届けてくれます。基本的には、文書は配送依頼の翌日以降のお届けになりますが、なかには緊急時にも対応できるようにと24時間依頼を受け付け、すぐに配送を行なっているサービス業者もあります。

このサービスが利用できると、保管してある文書を閲覧したい時にいちいちその保管場所まで行く必要がなくなります。オフィスと保管場所の距離が遠い場合、また保管した文書が必要になる頻度が比較的多い場合は、このサービスは非常に便利なものです。

■文書電子化サービス

文書電子化サ-ビスは、指定した文書を電子データ化してくれるサービスです。そのデータは、ウェブサイト上の専用ページで見ることができたり、メールなどで送付してもらうことができます。

このサービスを利用すると、緊急で文書が必要になったときでもすぐにその文書を閲覧することが可能になります。また、必要な文書を指定するだけですぐにそれを見ることができるようになるので、倉庫や棚に収められている大量の文書から必要な文書を探し出すといった手間がかかりません。文書配送サービスと同様、オフィスと保管場所との距離や保管した文書の必要頻度によっては、利便性の高いサービスであるといえます。

■文書廃棄サービス

文書廃棄サービスは、保存期間が終了した文書を廃棄してくれるサービスです。保存期間とは、会社法や税法などの法令によって設けられている「その文書を保存し続けなくてはならない期間」のことです。

このサービスを利用すると、保管されている文書の保存期間の管理や、期限が過ぎた文書の廃棄をサービス業者が行なってくれます。廃棄作業に関しては、専門家が安全な廃棄を行なってくれるため、機密文書などの場合でも安心して任せることができます。

iconまとめ

本記事では、文書保管サービスを選ぶ時に注目すべきポイントについてお伝えしました。ご紹介したポイントを、サービスを選ぶ時の参考にしていただけたら幸いです。

文書保管サービスを使うことで、オフィスの文書保管のスペースが縮小されたり、自社では実現できないような高レベルのセキュリティ対策を講ずることができます。

ぜひ自社にあった文書保管サービスを選び、上手に活用してみてください。

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