コラム樋口眼
第7回:会議は、会社の実力を示す

【コラム樋口眼】第7回:会議は、会社の実力を示す(樋口 弘和)

論点が定まらず、決定がなされない、会議することそのものが目的になっている…。
ホワイトカラーの労働生産性に対する課題感が高まるにつれ、会議の形骸化に頭を悩ます経営者様のお声をよく伺うようになりました。
ではなぜ、課題を感じながら改善できないのか。一体どのようなプロセスで改善すればよいのか。今回「コラム樋口眼」のテーマは、"会議は、会社の実力を示す"です。

非効率な会議が行われている企業の特徴とは?

皆さん、こんにちは。
今回は、会議をテーマにお話しします。

去年から、会議体の改革を依頼されるプロジェクトが増えてきました。
根本的にはいつも申し上げているホワイトカラーの労働生産性に対する課題感あるのでしょうが、経営者から見ると、「無駄の象徴としての会議」は特に目につくのだと思います。

ところで、会議に参加させていただくと、その会社の人材力は大体分かります。準備の仕方・効率性・目的とその成果など、二時間も同席していればよく見えてしまうのです。
入社を検討している応募者にとっては、会議を覗くことが会社理解に一番かもしれませんね。

さて、会議が非効率に行われている会社の特徴は次の通りです。

  • ①社長を筆頭に、一人で考えることを避けている会社
  • ②管理職が会議の場でしか存在を示せない会社
  • ③会議そのものが目的化し、誰も問題を指摘できない会
  • ④忙しそうにしているが、実は業務効率が悪い会社
  • ⑤会議以外の情報収集や議論等のコミュニケーションがうまくできていない会社

会議に対する意識を変革する「荒治療」

では、なぜ一度始めた会議は、無くしたりより効率的に改善したりできないのか?

いろいろあろうかと思いますが、一番の原因は「成果と時間」に緩い日本企業の特徴にあるのではないでしょうか。会社にいることや、会議にでることそのものが評価基準になっている会社は、実際にはとても多いと思います。

このような根本的な問題がありますので、会議の改善はなかなか進みません。
私は、会議の中身を改めるよりも意識改革のほうが効果的だと思っていますので、まずは乱暴ですが、荒治療をおこないます。

例えば、“報告・共有会議は立ったまま行う”という方法。

これをやると、役職の高い人(特に年齢が上の方)にイライラが募り、「事前に資料を配れ」「ポイントだけ報告しろ」という指示が飛ぶはずなので、結果自然と効率的になっていきます。

また、“目的の不明確な定例会議は数カ月中止してみる”というのも結構効果的です。

必要な情報は求めている人がとりに行きますし、あえて大勢集める必要がないことも体感できます。加えて、偉い人は報告を待つばかりでなく求める必要性を学べるし、部下は報告をしにいくと喜ばれることが分かります。
コミュニケーションの基本は1対1です。その基本に立ち返ることができるのです。

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