「管理」で捉える総務業務
第13回: オフィスに関する管理

【「管理」で捉える総務業務】第13回: オフィスに関する管理(豊田 健一)

今回は、オフィスについて整理してみました。オフィスに係る費用は、総務部で管理する費用の中でも最大規模のものである。ここのコスト管理をどうするかということと、物理的なリスク管理が必要となります。

見えない費用のコスト管理

オフィスを維持していくうえでは、いろいろな費用がかかります。賃借料、水道光熱費などのオフィスという「箱」にかかる費用。デスクや椅子、パーテーションなど、そこで働く人の環境を整えるのにかかる什器の費用。コピー機やFAX、パソコンにプリンターなど、効率良く働ける環境を整えるのにかかるOA機器の費用、などなど。このような費用については、全社費用ということで、各部門に直接負担させずに、本社部門で負担したり、共通費という枠組みのなかで管理することが多いようです。

こうなると、実際に使用している者とコストを管理している者が別々となり、なかなか経費節減に結びつきません。直接数字が見えないことにより、実感が湧かないのです。直接負担はさせないまでも、できるだけ、オフィスの維持にかかる費用は、その使用者に見えるようなかたちにすることが、経費節減の基本となります。

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