「管理」で捉える総務業務
第12回: 現場を回り、データ把握

【「管理」で捉える総務業務】第12回: 現場を回り、データ把握(豊田 健一)

新年度に入り、働く場の環境整備として、どのようなことを心がければ良いのでしょうか。

社員を知り、社員に知られる

まず、確認しておきたいことは、誰のための環境整備か、ということです。もちろん、現場の社員のための環境整備であることに違いありません。さらに言えば、環境整備といったとき、社員はお客さまとなるわけです。

このお客さまが、本業に専念できるために、総務部としては、さまざまなサポートをしていかなければなりません。本業に専念し、売上拡大を実現するため。本業に専念し、次の商売の元となる技術革新を実現するため。そのように社員が会社に貢献できるよう、現場社員の生産性向上に総務部は貢献していくわけです。

そうなると、社内マーケティングが必要になります。営業部門は、お客さま満足向上のために、徹底的にお客さまのことを知ろうとします。マーケティングを実践していきます。同様に、総務部も社員を徹底的に知らなければ、お客さまである社員の喜ぶサービスは提供できないはずです。しかし、総務部のメンバーは、往々にして、椅子に座ったまま仕事をするケースが多いように感じます。

昔、「ぶらぶら社員」という言葉がありました。現場に出向き、ぶらぶらと歩くことで、現場の雰囲気、現場の空気を掴み、そして施策に反映していった社員たちのことです。それは今でも必要です。メールのやり取りだけでなく、ちょっとした頼まれごとも、現場に出向いて解決していく。そのようにして、極力現場とのリアルな接点を増やし、社員の状況を知ることに努めるべきです。

そうなると、どうなるか?
総務部、自らも社員に知られるようになります。総務部の仕事を現場に依頼することが多いかと思います。依頼される側としては、全く知らない人から依頼されるよりも、良く知った人からの依頼の方が、快く指示に従うものです。

さらに、総武の誰それとして知られるとともに、何をしようとしている総務部のAさんなのか、というように、Aさんの想いや目指すべきことも、常に明確に発言していくべきでしょう。

例えば、「さらに会社を良くしたいから、このような施策を実現しようとしている」、「みなさんが自視野に誇りを持ち、楽しく仕事ができる環境整備を目指しているので、このような施策を依頼しているのです」と、このように、何がしたいのか、ということは明確に謳うのです。

そうすることで、協力もされ、支援もされ、総務の仕事がしやすくなるでしょう。

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