「管理」で捉える総務業務
第11回: ファイリングに関する管理

【「管理」で捉える総務業務】第11回: ファイリングに関する管理(豊田 健一)

今回は、ファイリングについて整理してみました。法定保存文書を軸にして、書類のライフサイクルが設計されていくと思います。しかし、それ以外にもリスク管理の必要から、しっかりと履歴を残しておくべき書類もあります。注意しましょう。

リスク管理に必要なファイリング

業務に必要な文書類を整理整頓して、身近なところに保管し、一定年限(1年間)経過したら倉庫などに保管します。そして、法定保存年限が過ぎたものから廃棄していきます。このような書類のライフサイクルを中心にファイリングをしていきます。しかし、法定保存文書を漫然とファイリングしていくだけではいけません(確かに、法定保存年限を基にファイリングされている企業は少ないかも知れず、それ自体立派なことではあるが)。

特に、経営判断がされるものについては、その根拠など、データを含め大切に保存していくことが必要です。株主代表訴訟をはじめ、経営判断の是非が問われる場合、検討する際に十分に資料を収集し、そして、専門各部署により十分な検討がされた、という事実が必要となってきます。

法定保存文書からはずれる項目であっても、このような文書類については、リスク管理の観点から保存しておきましょう。

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