「管理」で捉える総務業務
第2回:物品管理と保守管理

在庫管理

先の消耗品や印刷物のように、ある程度社内において在庫しておくべき物は結構多いです。検討すべきは、ストックする場所の確保と適正在庫数との関係です。

消費スピードが速い物については、それなりに確保しておかなければなりません。その都度自社で発注するのではなく、納入会社、作成会社に適正在庫数を指示したうえで在庫管理をしてもらうこともできます。不足分を自動発注してしまうのです。

たまに使用量が多く、在庫がなくなるケースがある場合には、管理部署での隠し在庫を持っておくことも必要です。コピーやプリンターのトナーなどは、それらがないと機能しません。重要な機器設備についての在庫品は二重三重に確保しておきます。

一般的に在庫品の多くは、一度に発注する量が多ければ多いほど、購入単価が下がります。使用状況を正確に把握し、最も経済的な適正在庫数を定めていきます。

資産・備品管理

まず、購入するにあたっての購買ロジックを定める必要があります。

必要だから購入するのではあるが、特に複数台購入する場合は、なぜ2台、3台なのか、その理由を明確にすべきです。その場対応ではなく、一定の条件が揃わなければ増やさない方針を定めておきます。そして、当然ながら、資産や備品の価格や消耗度合(入れ替え期間)を考慮して、買取やリース、レンタルなどの購入形態を検討します。

コスト管理にも繋がるが、機器や設備の場合は、その資産をフルに活用できるように、あらゆる使用方法、機能についてメーカーから説明を受け、把握し、そして使用部署に説明することが大事です。宝の持ち腐れはもったいないです。

持ち運べる資産や備品については、面倒でも台帳による使用管理は徹底しておきましょう。そして、常に使用できる状態にあるか管理しておきましょう。

保守管理

全ての機器設備・物品について保守契約を結ぶ必要はありません。故障の可能性や頻度、故障した場合の事業に対する影響度合、スポットで対応した場合と保守契約を締結した場合の金額などを比較検討して決めていきます。

そして、保守契約が必要となった場合は、単に印鑑を押すだけではなく、保守契約の中身について詳細に確認をすべきです。保守契約を締結した場合でも、実費が必要とされる部分もあるので、その区分けも明確にしておきましょう。

特に通信設備など重要な設備については、対応窓口の受付体制を確認しておきましょう。自社の稼動状態に合わせ、365日対応なのか、24時間対応なのかなど、緊急時に直ぐに対応してもらえる体制を整えておくことが望ましいです。

また、修理が完了するまでの代替手段について、予め定めておくことも必要です。常に「リスク管理」と一緒に考えるべきです。


【バックナンバー】

著者:豊田 健一 『月刊総務』編集長    
早稲田大学政治経済学部卒業。株式会社リクルート、株式会社魚力で総務課長などを経験後、ウィズワークス株式会社入社。現在、日本で唯一の管理部門向け専門誌『月刊総務』の編集長を務めると同時に、ウィズワークスの社内組織、ナナ総合コミュニケーション研究所所長として企業のインナーコミュニケーションを研究。一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアムの理事や、総務育成大学校の主席講師も務める。一方、10余年におよぶ社内報編集経験から、多業種の社内報創刊・リニューアルをコンサルティング。ウィズワークス社内報事業部長を兼任。
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