「管理」で捉える総務業務
第2回:物品管理と保守管理

【「管理」で捉える総務業務】第2回:物品管理と保守管理(豊田 健一)

今回は、「消耗品・印刷物管理」と「在庫管理」、「資産・備品管理」と「保守管理」の目的と考え方について整理してみます。物品の管理は、必要個数の検討と消費数から鑑みた最低在庫数の検討がポイントです。そして、リスク管理的な観点からの保守管理です。使用状況を把握して必要な保守契約を締結します。いずれにせよ、現状把握がまずは必要です。

消耗品・印刷物管理

文房具や給湯室周りの消耗品、名刺や社封筒などの印刷物。これらの物は、次にあげる在庫管理も重要ですが、まず、必要とされる物の種類について考える必要があります。文房具であれば、会社指定の品番を確定し、むやみと増やさない。社封筒についても、使用実態を把握して取り揃える種類を少なく抑える。

そして、文房具などのように、完全に使い切るのではなく補充品により、使い続けられる物、封筒のように宛名を変えて使い続けられる物については、使用されずに(机の中に)放置されている中古品を集め流用することも大切です。

これらの物は購入単価も小額であり、部署ごとにコスト管理すると手間がかかってしまうので、全社費や共通費で計上されることも多いが、ブラックボックス化してしまうので、計上しないものの、使用部署を把握して、使用状況をFBできる体制が必要です。

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