「管理」で捉える総務業務
第1回:総務部の業務とは?

コスト管理のポイント

コスト管理と言った場合、まずは、イニシャルコストやランニングコストを必要最小限に抑えるという目的があります。

但し、何がなんでもコスト削減するのではなく、総務が提供すべき必要最小限のサービスレベルを定めてから、それを達成するための必要最小限のコストを目指すべきです。コストを削減するあまり、必要無いものになってしまっては元も子もないからです。

イニシャルコストであれば、一回だけですが、ランニングコストについては、発生の都度、管理していく必要があります。そして、常にランニングコストを低減する方策がないか研究をしていく。

異常値が生じた場合は、速やかにその原因を探り、どこかに問題がないか、或いは使用状況や環境が変わったのではないかと確認をする必要があります。環境が変化した場合、その環境に合わせ、業務の存在意義からして見直すべきでしょう。

もはや存在意義のない業務を、ルーチンワークとして行い続けていくほど、コスト管理に反する行為はないのです。

リスク管理のポイント

リスク管理自体で、1つの総務業務として完結してしまいますが、ここでは、各総務業務に共通する考え方を示そうと思います。

各業務における緊急事態、生ずると困る事態をあらゆる側面から洗い出し、それが生じないようにする予防策と、生じてしまった場合の対応策を定めておくことが必要です。

予防策では、関係法規や安全な使用方法の周知徹底、対応策では、代替手段の確保や対応マニュアルの完備などです。

事前に予防できることは全て行い尽くす、そして、生じてしまったら速やかに対処する。これがリスク管理の基本です。

リスク管理とは守りの業務であり、それを実行する場合、なかなかラインの理解が得られない場合があります。その場合は、その業務を行うことは、結局のところラインで働く従業員を守ること、その手間を省くことであるとい大義名分を用意しておくと円滑に進みます。

次回は、「在庫管理」と「保守管理」の目的と考え方について整理してみたいと思います。


【バックナンバー】

著者:豊田 健一 『月刊総務』編集長    
早稲田大学政治経済学部卒業。株式会社リクルート、株式会社魚力で総務課長などを経験後、ウィズワークス株式会社入社。現在、日本で唯一の管理部門向け専門誌『月刊総務』の編集長を務めると同時に、ウィズワークスの社内組織、ナナ総合コミュニケーション研究所所長として企業のインナーコミュニケーションを研究。一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアムの理事や、総務育成大学校の主席講師も務める。一方、10余年におよぶ社内報編集経験から、多業種の社内報創刊・リニューアルをコンサルティング。ウィズワークス社内報事業部長を兼任。
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