「管理」で捉える総務業務
第7回:社内規程の運用に関する管理

【「管理」で捉える総務業務】第7回:社内規程の運用に関する管理(豊田 健一)

今回は、社内規程の運営に関する管理について整理してみました。社内の法律を整理したものが社内規程です。リスク管理の意味合いもあります。従業員と会社を守るルール集作りが規程管理となります。

社内規程管理も本来は「リスク管理」の一環

社内規程管理は規程を作成することが目的となってしまいがちです。重要な規程だと取締役会の承認が必要な場合もあり、雛型を作成し取締役会の承認がされると、それで一段落。規程集の差し替えを依頼すると、これで完了。これが偽らざる実態ではないでしょうか。本来なら、作成してからが大事なはずです。関係する部署、従業員に周知し、実行を促したり、厳守するように徹底しなければなりません。膨大なパワーが必要となります。

では、そのように労力がいる規程作成に当って、どのような規程を作成すべきなのでしょうか。法的に必要とされている(取締役会規程や就業規則、賃金規程など)以外は、「リスク管理」の観点から、周知しておくべき事項を規程として「重み」をつけ運用していくべきでしょう。

まず、従業員をリスクから守るために必要なルール作りがあります。直接的な損害や被害から守る「安全管理」については、車両管理規程、防火管理規程など。企業を守るためのルールとして、インサイダー取引防止に関する規程、情報管理規程など。この企業を守るということは、企業が行うべき管理体制を構築することにより、社員の不祥事による企業の責任を幾分か軽減させることを意味します。
つまり、企業としては規程により防止策を施していたという証拠となります。従業員も守り、企業も守るのが規程なのです。

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