「管理」で捉える総務業務
第6回:取締役会の運営に関する管理

【「管理」で捉える総務業務】第6回:取締役会の運営に関する管理(豊田 健一)

今回は、取締役会の運営に関する管理について整理してみました。取締役会運営に当って注意すべき「管理」はそんなに多くはない。そのなかで、最も重要な管理は情報漏洩に関する「リスク管理」です。

「リスク管理」をした上での議事録の管理

取締役会の出席者は内部(社外取締役・非常勤監査役も内部と考える)の者に限られます。そこから経営上の機密情報が漏洩するのは、役員のモラルの問題、商法上の善管注意義務違反や忠実義務違反として役員個人の資質に関する問題でありますが、議事録の管理に関して情報漏洩が発生した場合は、管轄部署である総務部の責任となります。

取締役会議事録は法定(商法)保存文書として扱う必要があり、さらに、10年間本店に供え置き、裁判所の許可は必要とするものの、株主や債権者に閲覧する権利があります。よって、総務部の管理のもと、閲覧できるスペースとともに取締役会議事録を管理する場所を定めておく必要があります。また、会計監査の際に、会計士より閲覧の要請がくることもあります。

いずれにせよ、必要があれば即座に取り出せる体制が必要でありますが、鍵もかけずに管理することは絶対にしてはいけません。内部情報の流出のリスクを考えると、総務部による鍵管理のもと、閲覧時にはしかるべき役職者を通じて、受け渡しと返却を確実に行う必要があります。

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