「管理」で捉える総務業務
第5回:株主総会の運営に関する管理

【「管理」で捉える総務業務】第5回:株主総会の運営に関する管理(豊田 健一)

今回から、具体的な総務業務について、「○○管理」というキーワードがどのように関連していくか見ていくことにします。最初は、株主総会の運営に関する管理について整理してみました。

開かれた総会を目指して

株主総会の実施に当っては、総務にとっては滞りなく、無事に終了させるということが最大の目的となるでしょう。確かに開かれた総会を目指し、株主の発言や質問に最大限答えていくのが時流となっているが、それにより、決算数字の承認や決議事項の決議が疎かになってはなりません。

逆に、株主の発言や質問を不当に妨げたり、議事進行の手続きが不当である場合は、当該決議事項につき決議取り消しになる恐れもあります。決議無効、決議不存在という場合もあり得ます。

総会はリスク管理

株主総会の実施に当っては、商法違反や運営上の「リスク管理」が最も重要な管理項目となります。株主総会に関する商法を徹底的に理解し、また、総会決議取り消し決議に関する判例を十分検討し、商法違反のリスクに備えましょう。

そして、そのリスクを抑える手段として、当日の運営に関するマニュアル作成という「規程管理」があります。誘導、受付や警備担当の各担当者向けのマニュアルも含んだ、運営マニュアルです。
特に重要なのが、議長の後ろに控え、咄嗟の時の対応を指示する事務局のマニュアルです。想定問答集の作成はもちろんですが、決議事項により想定される修正動議、手続き的動議については、機械的に対応できるシートを用意しておきます。
また、シナリオから想定される株主の言動に対する議長の発言カードも十分に用意しておきます。

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