「管理」で捉える総務業務
第3回:「使用管理」と「記録管理」、「契約管理」と「文書管理」の目的と考え方

【「管理」で捉える総務業務】第3回:「使用管理」と「記録管理」、「契約管理」と「文書管理」の目的と考え方(豊田 健一)

今回は、「使用管理」と「記録管理」、「契約管理」と「文書管理」の目的と考え方について整理してみます。前回の管財の管理には使用管理がつきものです。誰が使ったのかを記録して、保管管理をしていきます。その記録管理も取り上げます。その次に、管財にはついて回る契約書の管理のポイントをまとめます。

使用管理

機器設備や資産、備品、消耗品の使用状況や社内制度などの利用状況を把握することです。事前に十分検証して、先の物品や制度を導入したとしても、実際に稼動してからの状況が異なる場合があります。或いは、企業を取り巻く環境や経済状態、社内事情により、前提条件が変化する場合もあります。

選択と集中がキーワードとなっている現在、不用、無用の物品やサービスについては、早急に見直しを図り、廃止するのか、変更するのかの判断を下すべきでしょう。しかし、使用状況、利用実態を把握していなければ、見直しすることすらできません。また、状況について、きっちりとデータを取っておらずに、感覚で議論することもナンセンスです。常に最新の、そして有用なサービスを提供したいのであるなら、使用管理は徹底すべきでしょう。
多少手間であっても、後々のコストを考えると使用管理は必要となります。

次のページ>> 記録管理>>
PAGE TOP